A reestruturação organizacional em prol de melhorias na educação

 
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Este caso resume os acontecimento do Projeto Catuaba, um projeto de estruturação interna direcionado a uma instituição de ensino, que visava redesenhar os processos a fim de otimizá-los, redefinir cargos e funções e reformular o organograma. Além disso, foi necessário inserir um programa de indicadores e controle de estoque a fim de reduzir os custos para o colégio e aumentar a produtividade geral.

O resultado do projeto foi extremamente positivo, tendo um cliente satisfeito que visa implementar praticamente todas as sugestões propostas nos próximos meses, um crescimento expressivo para os consultores e para a EJFGV, por ser o primeiro projeto realizado com um cliente recorrente encontrado por prospecção ativa.

 

INTRODUÇÃO

O Projeto Catuaba foi um projeto realizado com uma instituição de ensino privada de médio porte na cidade de São Paulo, tendo em torno de 800 alunos e uma unidade local, que atende principalmente aos alunos do bairro onde está localizado. O mercado de escolas particulares no Brasil está em constante crescimento, estando entre os 10 maiores mercados do mundo, sendo que o faturamento anual deste mercado supera R$50 bilhões. Enquanto o número de alunos matriculados em escolas públicas no Brasil diminui a cada ano, estudos do MEC mostram que o mercado de escolas particulares continua crescendo ano após ano, conforme pode ser visto na tabela abaixo:

Dentro deste mercado, a instituição de ensino em questão está passando por um período de estagnação no número de matrículas anuais, tendo dificuldade em conseguir alunos novos no ensino médio, e tentando reter seus alunos que passam do fundamental II para o primeiro colegial mesmo após ter realizado um primeiro projeto de escopo mercadológico, em 2013, com a finalidade de resolver este problema.

O projeto recente da Empresa Júnior FGV foi um trabalho de estruturação interna que visava redesenhar os processos do centro de ensino, a fim de modernizar sua atuação e aumentar a produtividade dos colaboradores, e reformular os organogramas da parte pedagógica e administrativa. Assim, o projeto foi muito importante para a EJ no momento em que ela se encontrava, já que a empresa estava começando a implementar um processo de prospecção ativa de ex-clientes para realização de segundos ou terceiros projetos com estes. O Projeto Catuaba foi o primeiro a
ser realizado dentro da EJ consequente de uma prospecção ativa, por isso o fato de ter obtido sucesso e ter fidelizado um cliente foi de extrema importância para notar-se que o trabalho de prospecção ativa pode dar resultados favoráveis tanto para a EJ quanto para os clientes.

 

DESENVOLVIMENTO DO PROJETO

O projeto levou 45 dias úteis para ser realizado, tendo a participação de três consultores e uma coordenadora de projetos. As fases principais do projeto incluíram o mapeamento dos processos atuais do colégio, redesenho e criação de novos processos, reformulação do organograma, definição de cargos e funções, criação de indicadores, e criação de um sistema de controle de almoxarifado, todas as fases sendo apoiadas por estudos realizados com professores da FGV e outros centros de ensino.

Na fase de mapeamento de processos, a equipe utilizou a metodologia básica de mapeamentos por área do centro de ensino (secretaria, diretoria etc.). Na fase de remapeamento, criou-se um processo matricial a fim de facilitar o entendimento das etapas do fluxo, tendo linhas separando as diversas áreas responsáveis pelo processo, e colunas delineando em que momento no tempo cada atividade deveria ser realizada.

Nas seguintes etapas, o foco do projeto foi desviado para o organograma da instituição e a definição dos cargos e suas funções, tanto na diretoria executiva, quanto nas áreas pedagógica e administrativa do colégio. Nesta fase, foi necessário o auxílio de dois professores da FGV-EAESP, tanto para validação do organograma e definição de cargos, no caso o Prof. Amon Narciso de Barros, autor de teses ligadas à construção do saber administrativo e das relações entre Estudos Organizacionais e a Psicanálise, quanto para verificação das questões legais das propostas do projeto, no caso validadas pelo Prof. Jorge Cavalcanti Boucinhas Filho, também professor da FGV-EAESP, especializado em direito privado e trabalhista. Outros auxílios foram conseguidos por meio de contatos em instituições de ensino no estado de São Paulo, usados como benchmarks para diferentes aspectos do projeto, desde elaboração de um organograma até definição de um controle de almoxarifado.

Por último, as fases relacionadas à criação de indicadores gerenciais para a instituição, de o desenvolvimento e implementação de um controle de estoque, foram realizadas usando o Visual Basic for Applications, VBA, no Excel. Para isto, foi utilizado o conhecimento interno da EJFGV, sendo que outros membros que haviam realizado cursos de VBA puderam repassar o seu conhecimento para a equipe realizar esta programação

 

CONCLUSÃO

O resultado do projeto foi uma série de sugestões para o cliente implementar no centro educacional a fim de melhorar a sua estruturação interna e fazer com que seus recursos e processos estivessem otimizados. O projeto foi extremamente bem recebido pelo cliente, que, durante a reunião final, validou a grande maioria das propostas e começou a criar um calendário de implementação das mesmas. Os processos remapeados e criados foram implementados logo após a apresentação do projeto, por terem sugestões que reduziam custos e tempo das atividades e por visarem a maior retenção de alunos no colégio, o que geraria uma receita maior. O organograma novo, tanto para a diretoria quanto para a parte pedagógica e administrativa, deve ser implementado ao longo do próximo semestre, estando dependente da reunião anual do Conselho Consultivo para aprovar a mudança no Estatuto da instituição que possibilite a alteração nos cargos e no organograma oficial do colégio. O programa de controle de almoxarifado deverá reduzir os custos do centro educacional, evitando a recompra de materiais já comprados, porém perdidos, pelo colégio, e também tendo os responsáveis pela perda ou dano de materiais catalogado.

Para a EJFGV, o projeto foi de extrema importância, pois foi o primeiro experimento com um cliente recorrente encontrado por meio de prospecção ativa por parte da área de Marketing da EJ, e o fato de ter obtido sucesso mostrou que esta ferramenta pode ser utilizada para realizar mais projetos com clientes antigos, assim os fidelizando e criando uma rede de contatos para a EJ. Para os consultores, foi um desafio, já que o primeiro projeto realizado pela EJ com este cliente teve um resultado excelente, sendo que grande parte das sugestões feitas foram implementadas e o cliente se identificou muito com a equipe, assim, foi necessário criar uma sinergia para poder manter a imagem positiva da EJ perante o cliente. Em termos do conteúdo do projeto, foi possível aprender a programação em VBA, algo que os consultores não haviam aprendido com tanta profundidade antes da realização deste. Além disso, o projeto exigiu dedicação e resiliência por parte dos consultores para conseguir conclui-lo durante as férias.