Faça mais com menos: aumentando a produtividade sem aumentar o tempo de trabalho

Faça mais com menos: aumentando a produtividade sem aumentar o tempo de trabalho

Você trabalha muito, mas no fim do dia sente que nada foi realmente feito? Ou a sua empresa está em constante operação, mas os resultados desejados ainda parecem muito longe de serem alcançados? Essa sensação de “correr na esteira” – ou seja, correr muito mas sem realmente sair do lugar – está cada vez mais comum nos últimos anos.

Isso acontece porque nem sempre trabalhar mais significa trabalhar melhor. A quantidade de horas que são passadas trabalhando nem sempre são bem aproveitadas, e a diferença está em um fator chamado “produtividade”. Esse fator pode ser influenciado por diversos outros, de diversas maneiras diferentes, mudando até mesmo de um dia para o outro. 

Produtividade Individual

Quando se trata do aumento de produtividade individual, cada pessoa tem um método favorito: listas de tarefas, ferramentas como o Trello ou Slack, e técnicas de organização como o Pomodoro ou a Matriz de Eisenhower, música clássica… O importante aqui é encontrar o que funciona para você como indivíduo, adaptando as técnicas quando e, se necessário, para que se encaixem na sua rotina diária. Aqui no blog da EJFGV já fizemos um artigo com algumas das técnicas mais comuns e eficazes para aumentar sua produtividade, leia aqui.

Produtividade Empresarial

Em um escopo maior, é quase impossível definir métodos infalíveis de aumento de produtividade, já que cada funcionário funciona de uma maneira diferente. Por isso, ao invés de focar em técnicas imediatistas, é importante definir fluxos de trabalho que se adequem de uma maneira mais geral às necessidades da sua empresa como um todo. Na hora da definição desses fluxos, é preciso pensar em cada setor ou área individualmente, e também em como eles se relacionam entre si, já que muitas vezes, os resultados finais de uma área necessitam de entregas de outras áreas.

Respeitar as particularidades de cada área é importante, já que suas diferenças podem ser decisivas na entrega dos resultados. E ao criar um fluxo integrado, o gerenciamento dessas entregas fica muito mais eficiente, permitindo a administração mais inteligente de tempo e esforços.

Comunicação e Fluxos de Informação

Além dos fluxos de trabalho, que englobam principalmente as tarefas em si, o “trabalho nosso de cada dia”, existe um outro fluxo que também precisa ser estabelecido para que a produtividade possa aumentar: o fluxo de informação. Em uma empresa, é essencial que as diferentes áreas estejam em contato constante umas com as outras, e que todo mundo sempre saiba de tudo que está acontecendo.

Segundo o poeta inglês John Donne, “nenhum homem é uma ilha, isolado em si mesmo; todos são parte do continente, uma parte de um todo”. Nessa analogia, a empresa é o continente, e dentro dela, quase ninguém executa um trabalho totalmente isolado e independente dos outros. É preciso que todos estejam integrados, informados e atualizados para que todos trabalhem em busca de um objetivo em comum: o resultado final que será apresentado ao cliente.

Para a criação e melhora dos fluxos de informação e comunicação corporativa, as técnicas mais indicadas são as que aproveitam da abundância e facilidade da tecnologia atual: aplicativos de mensagem instantânea, grupos de conversa, envio de e-mails em massa para a lista de funcionários… As possibilidades são praticamente infinitas e, graças aos celulares, cabem na palma da mão.

Na hora de aumentar a produtividade da sua empresa como um todo, o maior dos segredos mora naquela velha frase “qualidade sobre quantidade”. Um trabalho bem feito em poucas horas é muito mais produtivo do que muitas e muitas horas gastas em uma execução mediana. Encontrar um balanço entre esses dois fatores faz toda a diferença.

Para saber ainda mais sobre como melhorar a produtividade e a eficiência da sua empresa, consulte os serviços operacionais da EJFGV.

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