A gestão de projetos não é uma novidade nas empresas, pelo contrário, já existem diversas metodologias desenvolvidas especialmente para este tema, como o Scrum e o Kanban. Além disso, também já foram desenvolvidas inúmeras tecnologias cujo objetivo é facilitar esse gerenciamento. Neste artigo, então, vamos conhecer as principais ferramentas de gestão de projetos do mercado e te auxiliar na escolha da ideal para o seu negócio. Vamos lá?
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O que são ferramentas de gestão de projetos?
Ferramentas de gestão de projetos são softwares ou aplicativos desenvolvidos visando auxiliar gestores de projetos na organização e distribuição das atividades.
Em geral, essas ferramentas contam com funcionalidades que permitem ao gestor acompanhar o andamento dos projetos, a execução das atividades, documentações, entre outros. São recursos de alguns destes sistemas:
- Geração de relatórios personalizados para acompanhar dados e estatísticas dos projetos;
- Calendário integrado;
- Histórico de atividades;
- Funcionalidades para gestão do orçamento de projetos;
- Quadros de Kanban;
- Possibilidade de integração com outras ferramentas;
O que considerar antes de escolher a ferramenta de gestão de projetos para a sua empresa?
Além das funcionalidades acima citadas, é importante considerar alguns tópicos da ferramenta gestão de projetos antes de decidir por uma contratação. O primeiro deles é a segurança, afinal, é necessário que sua empresa não arrisque ter informações vazadas ou até, perdidas devido a mau armazenamento.
O segundo ponto de atenção é a questão da mobilidade e acessibilidade, ou seja, a ferramenta poderá ser usada por qualquer colaborador? E mais, poderá ser usada em qualquer lugar?
Ademais, a interface da ferramenta deve ser analisada, até porque, precisa ser fácil de usar, ser intuitiva. Por fim, a ferramenta ajuda na automatização dos processos? Se sim, é só olhar as necessidades específicas do seu negócio e identificar qual atende melhor.
5 ferramentas de gestão de projetos para usar no seu negócio
Agora, sim, detalhes acerca de como escolher a ferramenta de gestão de projetos ideais apresentados, é hora de conhecer algumas opções que temos no mercado. Vejamos:
1 – Jira
Por possuir funcionalidades que facilitam a gestão por meio de metodologias ágeis, o Jira é mais comumente utilizado por times com foco em desenvolvimento de software. Apesar disso, não precisa ser usado apenas por esses times.
A ferramenta conta com funcionalidade que facilitam a visualização de projetos, o andamento destes, bugs, e a organização da Sprint com base no Scrum e Kanban. Também possui relatórios e painéis para acompanhamento dos resultados. Permite integração com aplicativos populares, a filtragem para encontrar informações e ainda roteiros feito no planejamento de projetos.
Possui um plano gratuito, com alguns recursos limitados, mas também, planos pagos a partir de US$ 7,75/mês.
2 – Asana
Outra ferramenta de gestão de projetos bastante conhecida é o Asana. Ela permite a definição de prioridades e prazos, o compartilhamento de detalhes importantes relativos aos projetos e distribuir tarefas em um só lugar. Pode ser acessado na web ou por aplicativo Android, ou IOS. Além disso, permite integração com diversas outras ferramentas.
Pode ser usado de forma gratuita ou também, para empresas maiores, possui planos com mais funcionalidades.
3 – Trello
A ferramenta mais simples de uso e feita pela mesma organização que o Jira, o Trello tem formato intuitivo e permite a organização e acompanhamento de projetos por meio da metodologia Kanban. Esse uso – que é o seu principal – é ofertado na opção gratuita do sistema, por meio de cartões e listas.
Entretanto, a versão paga oferece visão de calendário, gráficos de Gantt, personalizações, upload de arquivos, permissões, automações e integrações.
4 – Microsoft Project
Talvez a ferramenta de gestão de projetos mais antiga do mercado, o Microsoft Project possui recursos sólidos de planejamento de projetos, gráficos de Gantt, geração de relatórios e geração de recursos. Permite que os usuários façam a gestão mesmo à distância por ter armazenamento em nuvem – o que também traz segurança para as informações.
Também permite a integração com o Microsoft Teams, o que facilita a comunicação nos projetos, permitindo a realização de reuniões virtuais e a troca de arquivos.
A desvantagem, nesse caso, é que os planos são pagos.
5 – Monday
Talvez a ferramenta mais multifacetada das ferramentas de gestão de projetos, a Monday trabalha com diversos métodos de gerenciamento. Logo, é um sistema que se adapta as necessidades da sua empresa.
Além disso, permite a visualização de dados de maneira simples, facilitando a tomada de decisões. Do ponto de vista de colaboração entre os times, a ferramenta permite o compartilhamento de quadros, para maior envolvimento da equipe.
Por fim, o planejamento, acompanhamento e organização dos processos são intuitivos e se destaca pela eficiência na otimização dos processos.
Apesar de oferecer um teste grátis de 14 dias, a ferramenta é paga e possui quatro planos principais, cujo custo se dá conforme o número de usuários que irão utilizar o software.
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Qual a importância das ferramentas de gestão de projetos?
As ferramentas de gestão de projetos são de extrema importância para a organização das empresas. Com boa organização das entregas, resultados melhores são obtidos.
Ademais, com essas ferramentas, problemas são identificados de maneira rápida e evitam-se dores de cabeça. Também evitam-se riscos, uma vez que o planejamento já prevê os resultados e, se a execução seguir o plano, as chances de sucesso serão mais altas.
Vale destacar ainda que, a gestão de projetos com auxílio de uma ferramenta traz maior transparência para as atividades, além de melhorar a comunicação da equipe que está executando o projeto.
E ainda, ferramentas de gestão de projetos auxiliam na verificação de disponibilidade de recursos. Por exemplo, em um projeto que o plano indicava um número x de recursos, mas que ao decorrer, percebeu-se que seria necessário aumentá-los. Nesse caso, com a ferramenta é mais fácil observar e se antecipar, a fim de não acontecerem pausas no projeto por falta de recursos.
Por fim, ferramentas de gestão de projetos são essenciais para melhorar distribuição de atividades, evitando que equipes fiquem ociosas, enquanto outras estão sobrecarregadas.
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Perguntas frequentes
Ferramentas de gestão de projetos são softwares ou aplicativos que ajudam na organização, distribuição e acompanhamento das atividades de um projeto. Elas oferecem funcionalidades para monitorar o progresso, gerenciar tarefas e integrar diferentes aspectos do gerenciamento.
São ferramentas para gestão de projetos: Jira, Asana, Trello, Microsoft Project e Monday. Cada uma delas oferece diferentes funcionalidades para organizar e acompanhar projetos.
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