DMAIC: o que é e como aplicar esse método?

Quantas vezes você já olhou para processos ou procedimentos internos da sua empresa e percebeu que eles poderiam ser aprimorados? Essa é uma realidade para muitos gestores e administradores. Por isso, existem metodologias focadas em ajudar a encontrar soluções e promover melhorias contínuas. É o caso do DMAIC. Você já ouviu falar?

O DMAIC é uma metodologia conhecida especialmente por quem usa Six Sigma, Lean Six Sigma, PDCA, ou outras estratégias de qualidade. Na prática, portanto, o DMAIC é um método estruturado para levar a cabo melhorias de qualidade, processo e operação. 

Neste artigo você vai entender de uma vez por todas o que significa a sigla DMAIC. Mas, para além disso, verá também como pode começar a aplicar o método no dia a dia do seu setor ou departamento. Confira!

O que é DMAIC? Conceito

O DMAIC é uma metodologia para o desenvolvimento de projetos de melhoria de processos ou resolução de problemas, estruturada a partir de 05 etapas. As fases do DMAIC permitem uma análise mais racional, precisa e confiável do cenário, levando a descoberta e tratamento da causa raiz dos problemas.  

Mas, você pode estar se perguntando, o que significa a sigla DMAIC? Ela tem origem na língua inglesa e pode ser traduzida como:

• Define: definir
• Measure: medir
• Analyse: analisar
• Improve: melhorar ou aprimorar
• Control: controlar

Cada uma das letras da sigla, portanto, indica uma das fases do DMAIC. Na prática, muitas organizações têm usado essa metodologia como base para aplicar estratégias de qualidade, como Six Sigma, Lean Six Sigma e outras. É, assim, um caminho para implementar essas estratégias mais amplas. 

Além disso, é importante saber que ao longo da aplicação do DMAIC são usadas uma série de ferramentas estatísticas, lógicas e de análise de dados. São essas ferramentas que orientam cada uma das 5 etapas, e permitem obter um resultado satisfatório ao final. 

Qual a relação entre DMAIC e PDCA?

A maioria dos especialistas concorda que o método DMAIC é uma extensão do PDCA. Para relembrar, PDCA é uma metodologia de gestão e resolução focada em quatro etapas: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act). 

Em ambas as metodologias, há foco em promover melhorias a partir de uma situação já posta, em uma lógica de antes versus depois. A diferença é que o PDCA tem um largo histórico de aplicação, e se baseia em metodologias e ferramentas menos fixas. Já no DMAIC, há um foco na análise de dados, e na melhoria contínua de processos e procedimentos específicos. 

Como aplicar DMAIC? Entenda o passo a passo da sigla

Agora, vamos para a prática? Abaixo, veja como executar cada uma das etapas do método DMAIC e começa a aplicá-lo na sua empresa. 

Etapa 1: Definir 

Na primeira etapa da metodologia DMAIC, o objetivo é definir qual o escopo e abrangência do projeto, além de entender onde se quer chegar ao final dele. Assim, nessa fase, pode ser necessário elaborar:

• um desenho de macroprocesso, para visualizar qual aspecto da operação será trabalhado;
• um contrato de metas e indicadores, que indique como o projeto será medido e como o sucesso será avaliado. 
• um cronograma de etapas do projeto, prevendo as principais ações ao longo do tempo;
• um mapa de fontes de dados e informações, que vai indicar quais softwares, planilhas e ferramentas podem ser usadas para coletar e analisar dados posteriormente.
• além de agendar reuniões de mapeamento com os principais stakeholders, para entender o cenário e as expectativas de melhoria já postas;

Todas essas ações estão dentro do escopo de definição, primeira etapa do DMAIC, e serão fundamentais para avançar na metodologia. Você pode, ainda identificar outras necessidades nessa etapa inicial. Não deixe de construir os subsídios e definir as bases que lhe permitirão seguir.

Etapa 2: Medir

Nesta segunda etapa do DMAIC, adentramos o core da análise de dados. A partir das fontes identificadas na etapa anterior, você vai implementar ferramentas de organização e visualização de dados. Para isso, talvez seja necessário lançar mão de recursos como:

• Estatística descritiva: técnica de análise de dados que se baseia na descrição dos fenômenos observados a partir dos dados sem, ainda, fazer inferências e buscar razões;
• Ferramentas de visualização de dados, como Google Data Studio, Locker, Tableau, Power BI e outras: qualquer uma delas vai permitir organizar um grande volume de dados, de forma ordeira. Essas ferramentas também ajudarão na análise descritiva de dados.
• Gráficos e diagramas: existem dezenas de técnicas para elaborar esses recursos, a depender dos seus objetivos. Você pode construir um gráfico de pareto, curvas ABC, diagramas de peixe, de dispersão e mais;
• Brainstorming e grupos focais: para coletar dados e insumos de análise, você pode usar também técnicas qualitativas, como o brainstorming. Mesmo neste caso, é possível que os dados qualitativos precisem ser estruturados posteriormente, rendendo também resultados quantitativos. 
• Matrizes de comparação:  desenhar matrizes é, como uma matriz de esforço x impacto, matriz de risco, e outras. 

Lembre-se que não é necessário acionar todos esses recursos. Cada projeto vai exigir um rol específico de ferramentas. Por exemplo, se você tem um grande volume de dados quantitativos, pode ser necessário fazer análise quantitativa. Se esse não for o caso, pode ser mais útil investir em brainstorming e matrizes de comparação. 

Etapa 3: Analisar

Na terceira etapa do DMAIC, o foco estar em obter os melhores insights a partir dos dados mensurados na fase anterior. Aqui, é possível que você possa usar alguns dos recursos já acionados na fase de mensuração. A diferença é que, nessa fase, o foco estará em entender o que os dados mensurados estão tentando lhe dizer. 

Por exemplo, você pode usar os gráficos e diagramas já construídos para analisar o cenário que está colocado. 

Além disso, nessa etapa do DMAIC é comum que sejam utilizados recursos como:

• Testes de hipótese;
• Matriz de priorização;
• Análise de regressão linear;
• Análise de Modos de Falhas e seus Efeitos (FMEA);
• Planejamento e experimentação;
• Matriz de GUT;
  

Independentemente das ferramentas escolhidas, o cerne dessa etapa é a análise. É ela que vai embasar a tomada de ação, que ocorre na próxima fase. Veja. 

Etapa 4 : Aprimorar (Improve)

A quarta fase do DMAIC vem do verbo em inglês “improve”, que pode ser traduzido como aprimorar ou aperfeiçoar. Nesta etapa, o foco está em pensar formas para abordar e resolver o problema identificado ao longo da jornada, sempre pensando em como tratar a causa raiz da questão. 

Um dos grandes desafios da fase Improve é identificar qual é a solução mais adequada, priorizando-a em detrimento de outras possibilidades. Afinal, assim como nas fases anteriores, também nesta etapa do DMAIC pode existir mais de um método ou estratégia para solucionar um problema. 

Na hora de definir qual abordagem solucionadora será priorizada, é possível acionar ferramentas como:

• diagrama de processo decisório;
• método Poka Yoke;
• 5W2H;
• e outros.

Independentemente da abordagem usada, ao final desta fase, você deve ter um plano de ação para implementar mudanças e aprimoramentos que gerem melhoria contínua. 

Etapa 5: Controlar

A última etapa do método DMAIC consiste em controlar a solução que foi construída na fase anterior, acompanhando e avaliando sua aplicação em larga escala. 

Para tangibilizar, imagine que você criou uma mudança de processo para melhorar o tempo de atendimento em um nicho específico do setor de Customer Success da sua empresa. Logo, é nesta etapa do DMAIC  que você vai ampliar a aplicação dessa mudança processual para outras áreas da empresa. 

Nesta fase, é comum que você precise fazer reuniões com os envolvidos, desenvolver manuais e guias processuais, construir relatórios de controle, mapear desvios e anomalias, entre outros recursos. 

Por fim, é importante lembrar que a essência do DMAIC é a melhoria contínua. A metodologia é cíclica, o que significa que, mesmo nessa última fase, será necessário olhar para os procedimentos adotados pensando em como eles podem ser aprimorados ainda mais. 

Por que usar DMAIC? Benefícios e vantagens

Existem dezenas de pesquisas e artigos científicos – inclusive em português – que comprovam os muitos benefícios trazidos pelo DMAIC. A principal vantagem, sem dúvidas, é a melhoria dos processos da organização a partir da aplicação desse método. Dessa melhoria, decorrem outros benefícios, como por exemplo:

• Redução de custos operacionais;
• Minimização dos tempos de ciclos internos, como os ciclos de produção, atendimento ao cliente, e assim por diante;
• Aumento nas taxas de satisfação do cliente, e redução no churn;
• Incremento na lucratividade. 

Ajuda para fazer a gestão baseada em dados

Como você viu, o método DMAIC pode ser muito útil para todo tipo de organização. Afinal, não há empresa que não possa aprimorar seus processos e procedimentos, não é mesmo? 

Contudo, a complexidade do DMAIC está em entender quais ferramentas aplicar, e em qual ordem, para chegar ao resultado esperado. Por isso, se o seu desejo é elevar os padrões de qualidade, fazer mais com menos recursos e ter procedimentos internos mais eficientes, é a hora de buscar ajuda para aplicar o DMAIC e suas ferramentas auxiliares. 

A EJFGV conta com um serviço consolidado de consultoria em Data Science. Além disso, tem larga experiência no desenho de áreas, escopos de responsabilidade e evolução de processos operacionais. 

Por isso, se você não sabe por onde começar, pode marcar uma conversa e diagnóstico gratuito com um de nossos especialistas. Agende a reunião sem compromisso aqui. Nossos especialistas estão prontos para lhe ajudar. 

Perguntas frequentes

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