Gestão de recebíveis: como fazer o controle de contas a receber?

Um levantamento recente mostrou que existem pelo menos 7 milhões de empresas negativadas no Brasil. O endividamento é multifatorial, mas pode ser minimizado. Fazer a gestão de recebíveis, isto é, o controle de contas a receber na empresa, é uma das maneiras para ter previsibilidade e reduzir surpresas. 

Neste artigo, você verá porque qualquer empresa – independentemente do tamanho – precisa ter controle das contas a receber. 

Avançaremos ainda para entender como fazer a gestão de recebíveis. Você verá dicas de ferramentas e recursos que podem ajudar a organizar essa tarefa no seu negócio. 

Então, vamos lá? Fique conosco até o final. 

O que é gestão de recebíveis?

A gestão de recebíveis é responsável por monitorar, controlar e prever os valores que devem entrar no caixa da empresa, oriundos de contas a receber de terceiros, especialmente de clientes. 

Os recebíveis são, portanto, valores financeiros geralmente oriundos da venda de produtos ou serviços a prazo. Esses valores vão formar o caixa da empresa, garantindo capital de giro para quitar contas a pagar, fazer investimentos, e assim por diante. 

Assim, podemos dizer que o controle de contas a receber serve para que a empresa tenha noção do montante que vai receber, do prazo de recebimento, das condições de pagamento, e possa se antecipar a eventuais riscos ou oportunidades financeiras.

Por que sua empresa precisa ter controle de contas a receber?

Empresas que já fazem o controle de contas a receber costumam relatar uma série de benefícios. Mesmo que você não atue diretamente na área financeira da empresa, vai gostar de saber como esse tipo de gestão pode ajudar. 

Confira, então, por que é importante ter controle de contas a receber: 

1. Para ter previsibilidade de caixa e tomar decisões embasadas
2. Para garantir a capacidade de investimento
3. Para reduzir a inadimplência, atuando de forma preventiva
4. Para evitar endividamento na empresa, mantendo a liquidez de caixa
5. Para construir e manter um planejamento financeiro sólido

Qual setor faz a gestão de recebíveis?

A gestão de contas a pagar e a receber é feita, geralmente, pelo setor financeiro. Dependendo do tamanho da empresa, é possível que exista uma equipe específica dentro do Financeiro, responsável por isso. 

Nesse cenário, os profissionais responsáveis pela gestão de recebíveis costumam executar atividades como:

• relatórios de contas a receber em cada mês subsequente;
• mapeamento de taxas, juros e outros descontos sobre os valores a receber, decorrentes da forma de pagamento escolhida;
• análises de risco de inadimplência;
• criação de políticas de cobrança;
• criação e execução de políticas de antecipação de recebíveis;
• entre outras ações.

Quais são os tipos de recebíveis?

Existem diferentes tipos de recebíveis, e distintas classificações para eles. Podemos tipificar as contas a receber de acordo com quem é o agente pagador, por exemplo:

• Duplicatas ou contas a receber de clientes;
• Contas a receber de colaboradores (como adiantamentos salariais, por exemplo);
• Contas a receber do governo (como restituições de impostos pagos e incentivos fiscais);

Também é possível analisar os tipos de recebíveis de acordo com a fase de recebimento, da seguinte forma:

• Títulos a vencer: são o tipo mais comuns, podemdo ser duplicatas ou outros instrumentos de crédito que ainda estão dentro do prazo de pagamento.
• Títulos vencidos ou em atraso: aqueles que já ultrapassaram a data de pagamento acordada e demandam ações de cobrança. 
• Recebíveis considerados de difícil recuperação ou incobráveis: são aqueles em que já houve tentativas de cobrança, sem sucesso. Neste caso, podem deixar de ser “contas a receber” e ser lançados como perdas.

Como fazer gestão de contas a receber?

1. Insira a gestão de recebíveis no planejamento estratégico da empresa, trazendo uma perspectiva estratégica e de longo prazo para esse aspecto da gestão;
2. Crie uma área para controlar as contas a receber, alocando responsabilidades e recursos para esse setor;
3. Contrate e treine profissionais para atuar nessa frente de trabalho, garantindo capital humano qualificado;
4. Construa processos internos e procedimentos claros para lidar com as contas a receber. Padronize as ações do setor, profissionalizando o setor.
5. Defina as ferramentas de tecnologia que apoiarão a gestão de contas a receber, como softwares, planilhas ou outros tipos de recursos tecnológicos.
6. Reveja suas políticas de crédito, incluindo formas de pagamento e parcelamento, prazos, juros, coleta de dados dos devedores, e mais;
7. Análise e, se necessário, ajuste métodos e políticas de cobrança, tanto para títulos a vencer quanto para títulos já vencidos;
8. Crie dashboards ou paineis de controle, que facilitem a visualização de todos os indicadores associados ao controle de recebíveis. 
9. Faça avaliações e correções constantes, afinal, nenhuma estratégia é imutável. 

Quais ferramentas e recursos usar para gestão de recebíveis?

Para apoiar a estruturação de um procedimento de gestão de recebíveis, você pode contar com alguns recursos de apoio. Confira algumas das principais opções:

– Planilhas de contas a receber

Ideal para empresas de menor porte, as planilhas de contas a receber são um recurso barato e prático para acompanhar minimamente os valores previstos para entrar na empresa. 

Você pode usar fórmulas e fazer dashboards simples, com as funcionalidades de gráfico de uma planilha, para visualizar mais rapidamente o cenário.

Elas podem ser feitas em Microsoft Excel ou Google Sheets, por exemplo. Esse tipo de software é bastante comum na gestão corporativa, e a maioria dos colaboradores já conhece e tem autonomia para usá-los.

– Softwares de gestão de contas a pagar e receber

Existem dezenas de softwares financeiros no mercado, para ajudar sua empresa a fazer a gestão tanto de contas a pagar quanto de contas a receber. Antes de contratar qualquer um desses sistemas, considere:

• qual o orçamento disponível para fazer esse orçamento;
• a capacidade de escalar sua operação dentro desse software, caso a empresa siga crescendo;
• se o software escolhido é capaz de se integrar com as outras ferramentas usadas na empresa, evitando a dispersão de dados.
• quais as opções de treinamento e de suporte ao cliente que o software oferece, afinal, é possível que você precise de ajuda para utilizar todas as funcionalidades do sistema.

Softwares como Conta Azul, Nibo, Omie, Vhsys e GestãoClick são algumas das opções mais conhecidas no mercado brasileiro. Ao fazer uma cotação, considere sempre o que mais se adequa a realidade do seu negócio

– Consultorias financeiras e apoio especializado

Sua empresa pode ter o melhor software de controle de contas a pagar, mas sem organização e planejamento, de nada adiantará. Por isso, antes de contratar qualquer ferramenta, é preciso organizar o seu setor financeiro. 

Nesse sentido, consultorias financeiras podem ser boas aliadas. Geralmente, uma consultoria traz um olhar externo e especializado, permitindo que você atualize a gestão de recebíveis com base nas boas práticas de mercado e inclua esse aspecto do controle financeiro dentro de um planejamento maior e de longo prazo. 

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