Sendo ou não um empreendedor, com toda certeza você já deve ter ouvido falar sobre produtividade, o ato de fazer mais em menos tempo. O aumento de produtividade também está relacionado a gastar menos com os afazeres, evitando desperdícios, inclusive o de tempo, mas mantendo o padrão de qualidade.
Talvez você considere a sua empresa “lenta”, pois as demandas demoram a sair do papel e quase sempre atrasam. Pode ser também que sua empresa esteja produzindo bem, mas acredite: ela pode ser ainda mais produtiva!
Ambos os casos são remediáveis, e de formas simples e efetivas. Confira!
As vantagens do aumento da produtividade
Tudo o que está bom pode tornar-se ainda melhor, e assim é também com o aumento de produtividade. Com toda certeza você conseguirá formar uma lista de inúmeros pontos positivos para tornar sua empresa ainda mais produtiva, mas iremos acrescentar ainda mais alguns.
Junto com o aumento da produtividade também vem o aumento da agilidade e eficiência e o seu antônimo quando falamos de gastos. Quando produzimos mais gastando menos, o efeito que temos é de um lucro superior ao costumeiro, afinal, estamos aumentando a quantidade de produtos e reduzindo seu preço de produção ao mesmo tempo.
O apreço pelo tempo bem gasto não significa uma corrida desenfreada, mas sim uma otimização do seu uso, o que nos dará uma margem maior a ser gasta com processos mais trabalhosos, como, por exemplo, o processo criativo.
Uma empresa que tem uma boa organização, passa uma boa imagem tanto para o público que a consome quanto para o mercado de trabalho, tornando assim uma difícil tarefa para a concorrência competir contra ela.
Tendo isso em mente, está na hora de avaliarmos o quanto sua empresa pode aumentar a produtividade.
Descubra se sua empresa está sendo produtiva
Em tempos de crise econômica como a que vivemos, o aumento da produtividade tem sido vital para que as empresas não se rendam à falência. É preciso estar produzindo mais, em um menor tempo e em alguns casos com a mão de obra reduzida.
O momento que vivemos não nos permite supor se estamos ou não mantendo uma boa produtividade, por isso é preciso se basear em números.
Coloque em um papel a quantidade de horas gastas em cada atividade a ser executada e, caso tenha funcionários, observe quanto tempo cada um leva ao executar uma mesma função fazendo uma média entre eles.
Outra forma de verificar se sua empresa está sendo produtiva, é balancear o quanto do planejado está sendo realizado, ou seja, fiscalizar se todas as metas e prazos correspondem às datas estabelecidas.
É importante também atentar-se ao tempo gasto tendo que refazer aquilo que já foi feito. O ato de refazer um trabalho que deveria estar pronto é uma forma de desperdício de tempo, o que vai de contramão ao nosso foco.
Quantidade vs Qualidade
É preciso ter calma para falar sobre aumento da produtividade em uma empresa. Não basta apenas começar a produzir em grande escala ou cobrar para que os funcionários façam mais em um tempo menor.
Quando falamos de uma empresa estamos sempre visando o retorno financeiro, e isso não ocorre se no processo perdermos a qualidade. Pressionar as pessoas para que façam mais sem um incentivo, além de não ser uma atitude profissional, não nos garante alcançar o alvo.
Lembre-se: queremos produzir mais, porém, seguindo nosso padrão de qualidade. Não podemos arriscar o nome que a marca consolidou no mercado diminuindo seu tempo em troca de uma produção em maior escala.
O sucesso quantitativo de uma empresa deve andar junto com o qualitativo, e, para isso, o aumento da produtividade deve ser uma consequência do corte de práticas ultrapassadas, que estão causando sua queda. É como diz o ditado: devemos “acabar com o mal pela raiz”.
Identifique o que está prejudicando seu aumento de produtividade
É provável que, no contexto atual, você aponte o home office como um dos principais fatores para a diminuição da produtividade da sua empresa, mas alguns dos elementos que nos levam a esses resultados estão presentes tanto no presencial quanto remotamente.
A falta de organização operacional pode ser uma delas. Para que o aumento de produtividade ocorra, os envolvidos precisam estar a par do que acontece em cada setor e etapa da produção, desenvolvendo uma boa comunicação entre todos que participam dos processos.
A não Delegação de responsabilidades aos colaboradores e o senso de urgência para tarefas com maior relevância não excitados também pode acarretar na diminuição da produtividade. Estar atento e em sintonia com quem trabalha com você fará o diferencial.
5 formas de aumentar a produtividade da sua empresa
Após feita a análise dos pontos que prejudicam o seu aumento de produtividade, vamos às soluções que podem ser tomadas.
Ao longo do texto citamos dicas valiosas para que a mudança já comece a ser feita em sua empresa, mas vamos a mais cinco delas:
1 – Capacite
Para produzir uma quantidade superior em um tempo inferior sem que se perca qualidade, é necessário capacitação. A maioria dos processos de produção requer certa habilidade e sua equipe só poderá alcançá-la se for instruída a isso.
Sempre que necessário contrate um profissional da área com qualificação para dar palestras, cursos e aulas que possam ajudar a desenvolver os que trabalham com você.
2 – Invista
Todo e qualquer lucro é fruto de muito investimento, com os lucros gerados pelo aumento da produtividade não é diferente. Um bom investimento a ser feito pode ser uma plataforma para organização de tarefas como o workflow. Automatizar tarefas que antes eram manuais pode economizar seu tempo, espaço e custo dos papéis e ainda ser uma fonte mais confiável e de fácil acesso.
3 – Estabeleça metas
É muito mais fácil caminhar quando sabemos qual o lugar onde queremos chegar. Retome a dica dada no início do texto sobre o tempo utilizado para a realização de cada trabalho, se pergunte qual tempo médio seria o ideal e o estabeleça como meta a ser alcançada.
4 – Recompense
Assim como caminhar tem como recompensa chegar a algum ponto, suas metas devem ter recompensas também.
Um pequeno bônus pode incentivar sua equipe a bater as metas estabelecidas e ainda servir de motivação para que o trabalho seja realizado dentro dos prazos e com qualidade.
5- Gerencie as demandas
Mais importante do que cumprir todos os prazos é realizar primeiro as atividades de maior importância. O senso de urgência deve ser algo claro para todos de sua equipe. Crie o hábito de fazer listas de tarefas, colocando sempre as de maior relevância em primeiro lugar.
Não desista!
O aumento da produtividade requer ânimo e empenho de todos da equipe, inclusive o seu.
Uma boa forma de fazer com que todos se sintam parte do projeto é abrir para que contribuam com suas opiniões e sugestões. Exerça seu papel de liderança mostrando confiança e domínio do assunto contando com a ajuda de um profissional capacitado.
Para entender mais ou para ter um mapeamento dos processos da empresa, planos, matrizes de responsabilidade e indicadores que lhe ajudarão com a otimização de sua produção, conheça nosso serviço operacional.
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