Em um projeto, a organização e planejamento são fundamentais para que tudo saia como esperado. Como isso pode envolver um grande número de fluxo de trabalho e pessoas responsáveis por ele, o ideal é utilizar recursos que auxiliam na gestão de tarefas. Uma excelente ferramenta para isso é a matriz de responsabilidade.
A matriz de responsabilidade é um instrumento utilizado para atribuir funções e responsabilidades dentro de um processo ou projeto, facilitando a organização da equipe, bem como a supervisão de seus superiores.
Conhecer mais sobre essa ferramenta pode ajudá-lo a se organizar melhor, otimizando sua produção ao delegar funções de forma clara.
Por isso, elaboramos um texto com informações úteis sobre a matriz de responsabilidade e sobre como ela pode ser inserida em sua empresa. Continue a leitura!
Entenda a matriz de responsabilidades
A matriz de responsabilidade trata-se de uma metodologia que tem como objetivo o gerenciamento correto de processos e projetos dentro de uma empresa.
Por meio dela é possível atribuir a cada colaborador suas respectivas funções e responsabilidades, aumentando as chances de sucesso.
Também pode ser conhecida como matriz RACI, por conta de quatro conceitos existentes em sua composição:
- Responsible: destina quem de fato irá trabalhar em determinada função;
- Accountable: diz respeito a pessoa responsável pela aprovação de tarefas;
- Consulted: refere-se ao membro da equipe cuja participação agrega valor ao resultado final, a pessoa com que se tira dúvidas e se pede sugestões e opiniões;
- Informed: dever ser quem notifica as ações e resultados em uma atividade.
Qual a importância da matriz de responsabilidade?
Se implementado com sucesso, o modelo RACI pode trazer diversos benefícios para um setor ou para toda a estrutura empresarial.
Dentre eles, podemos citar a clara divisão de tarefas. Esse modelo visa eliminar conflitos que podem acontecer ao não ter bem definidas as obrigações de cada colaborador.
Também é possível, através dela, observar as tarefas e garantir que nenhuma fique sem um responsável qualificado.
A matriz de responsabilidade também irá ajudar na comunicação de sua empresa. Isso porque cada membro saberá exatamente o que é esperado dele.
Dentro da matriz, os cronogramas tornam-se mais eficientes, ao passo que as atividades são otimizadas, tornando mais fácil o acompanhamento e monitoramento de prazos.
Isso pode auxiliar no aumento de produtividade. Se as tarefas estão mais claras e é mais fácil organizar seu tempo ao executá-las, podemos produzir mais!
O formato de matriz de responsabilidade pode ser muito útil também para otimizar a mão de obra de equipes pequenas. Além disso, torna-se mais fácil a alteração dos envolvidos quando um colaborador precisa ser substituído.
Tipos de matriz de responsabilidade
Para que funcione bem, a matriz de responsabilidade separa a definição de função e a definição de responsabilidade.
Função trata-se de quem deve fazer o quê, responsabilidade diz quem decide o quê.
Você pode manter as informações da matriz de responsabilidade em um software ou em uma planilha, mas é muito importante que todos tenham acesso a ela.
A matriz de responsabilidade pode se dividir em dois tipos, para determinar as funções e as responsabilidades. Saber das duas funções ajudará sua equipe a recorrer a quem precisa com mais facilidade.
1º tipo: Matriz de funções e responsabilidades
Aqui nós listamos as fases de um projeto ou de uma organização nas linhas, enquanto nas colunas colocaremos a relação da equipe de trabalho.
Com esta forma de visualização, não há como ter dúvidas sobre os serviços e sobre as equipes designadas para cada um deles.
2º tipo: Matriz de funções e fases do projeto
Na forma dada acima, temos a nossa tabela organizada em atividades e responsabilidades, e, no segundo tipo de matriz, seguiremos essa organização, porém adicionando á
coluna de atividades uma subdivisão em fase e descrição da fase.
Já a de responsabilidades será subdividida entre as ações necessárias (consulta, execução, apoio e aprovação).
Nas interseções, são mencionados os membros da equipe responsáveis por tais ações.
como fazer
Como aplicar a matriz de responsabilidades na empresa?
Para que tudo saia certo em sua matriz de responsabilidade, temos duas regras que devem ser seguidas.
A primeira é que sempre haja um responsável supervisionando toda e qualquer atividade exercida em sua empresa.
Já a segunda diz sobre a importância de todo projeto e etapa ser aprovado, como uma inspeção de qualidade.
É importante saber que não existe um padrão engessado de aplicação do RACI, ele pode variar de acordo com o tipo de negócio e tamanho do quadro de funcionários.
Lembre-se de monitorar as atividades e esteja disposto a conversar sobre a matriz de responsabilidade com os que tiverem dúvidas.
A boa compreensão dos processos ajudará com que o trabalho seja simplificado, melhorando assim a produtividade de toda empresa.
Organize-se
A matriz de responsabilidade faz parte da estrutura organizacional de uma empresa e é adotada por diversas marcas de renome, porém, tenha em mente que mudanças não acontecem do dia para a noite.
Conte com a ajuda de profissionais para analisar a atual situação de seu negócio e definir qual estratégia é mais adequada a ser tomada.
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