Três em cada dez empresas no Brasil – cerca de 29% – fecham antes de completar 5 anos. Essa taxa de insucesso pode estar relacionada a muitos fatores. Contudo, um deles certamente é a falha na gestão de operações. Para minimizar isso, e tornar o negócio mais eficiente, uma alternativa é criar e implantar um planejamento operacional. Você já ouviu falar?
O planejamento operacional é irmão do planejamento estratégico – muito conhecido e praticado nas empresas brasileiras. Essas duas estratégias andam juntas, com a diferença que o plano operacional tem um foco mais prático e tangível, voltado às ações e responsabilidades.
Neste artigo, você verá quando vale a pena construir um planejamento operacional, e como fazê-lo. Também trazemos alguns exemplos, para facilitar o seu entendimento. Então, vamos lá?
O que é planejamento operacional? Conceito
O planejamento operacional é a tradução das decisões do planejamento estratégico, para que possam ser executadas na rotina de operações da empresa. É, portanto, um plano detalhado, altamente específico, focado nas ações, no escopo, no tempo e na distribuição de responsabilidades, para que objetivos maiores sejam alcançados.
Logo, fica claro que o planejamento operacional tem um viés mais prático, se comparado a outras abordagens. O foco será sempre estabelecer um passo a passo executável e factível, para que determino projeto, implementação ou ação seja concluída. Ao levar as determinações do planejamento operacional a cabo, você estará ajudando a executar o planejamento estratégico, portanto.
Quem faz o planejamento operacional?
Fazer o planejamento operacional, desenhando um plano possível de ser seguido, é uma tarefa dos níveis mais baixos da hierarquia empresarial. Isto é, é uma atribuição de quem trabalha no nível operacional do negócio.
Afinal, o plano operacional tem foco na execução. Então, nada mais adequado que os responsáveis por construí-lo sejam os profissionais que têm conhecimento das atividades operacionais.
Diferença entre planejamento tático, estratégico e operacional
Não é incomum haver confusão entre os conceitos de planejamento estratégico, tático e operacional. Vejamos qual a diferença entre eles.
O planejamento estratégico é o primeiro nível de planejamento de uma empresa. É onde se delimita, portanto, quais os rumos da organização, quais são suas metas e objetivos, e qual caminho será adotado para alcançá-los. Geralmente, é desenhado pelos mais altos níveis diretivos da organização.
Já o planejamento tático é um nível intermediário de planejamento. Com essa abordagem, a empresa decompõe os objetivos e metas amplos, que foram traçados no planejamento estratégico, transformando-os em objetivos específicos divididos no tempo e criando indicadores. Além disso, o plano tático foca em áreas específicas da empresa, e não na organização como um todo.
Por fim, temos o planejamento operacional que, como você viu, foca em planejar como implantar certas ações e distribuir responsabilidades, a fim de garantir que os objetivos específicos desenhados no plano tático e os resultados almejados pelo plano estratético sejam alcançados. Acontece, portanto, num nível hierárquico inferior.
Assim, embora tanto o planejamento estratégico, quanto o tático e operacional tenham o mesmo intuito final, de fazer com que a empresa atinja suas metas, a aplicação deles é bastante distinta.
Uma organização, em geral, vai ter um único planejamento estratégico que abarcará o todo, mas pode ter mais de um planejamento tático – focado em áreas ou setores específicos – e dezenas de planejamentos operacionais, abarcando a variedade de equipes e projetos que precisam ser executados.
Exemplo de planejamento operacional
Para entender o que é planejamento operacional, vejamos um exemplo. Suponha que sua empresa definiu, no plano estratégico, que um dos objetivos macro da instituição é promover a transformação digital.
No plano tático para o setor de logística da organização, foi definido que as planilhas de controle de transporte e entregas serão substituídas por um software de automação, mais eficiente.
No cenário do nosso exemplo, o plano operacional será o desenho das etapas, cronograma, escopo e responsabilidades para pesquisa, contratação, implementação e medição do sucesso do software de logística. O plano vai conter, portanto, a lista de ações que precisarão ser executadas, de forma cronológica, para que ao final de um determinado período – como um ano, ou um semestre – a implementação da nova tecnologia tenha sido concluída.
Ainda, o plano deverá indicar os responsáveis por cada uma das etapas, o orçamento previsto, e um prazo para execução de cada fase. Não menos importante, um bom planejamento operacional trará indicadores para medir o sucesso da ação.
Como fazer planejamento operacional
Abaixo, separamos um passo a passo para começar a fazer o planejamento operacional da sua empresa. Confira, e adapte esse guia para a realidade da sua organização.
1. Estude o planejamento estratégico da empresa
Antes de mais nada, é preciso ter clareza sobre qual o plano estratético da sua organização, seja para o ano, seja para períodos maiores de tempo – como 2, 5 ou 10 anos.
Se a sua área tem um plano tático já desenhado, vale tirar um tempo para conhecê-lo a fundo também.
Uma vez que você estiver apropriado desses planos, ciente dos objetivos maiores da organização e da área, estará pronto para começar a desenhar o plano operacional.
2. Define o escopo, abrangência e objetivos do seu plano operacional
A segunda etapa do plano operacional é, sem sombra de dúvidas, definir o escopo dele. Isto é, quais áreas e objetivos específicos estarão abrangidos nesse documento.
Por exemplo, se você trabalha na área de TI, seu plano operacional pode dizer respeito exclusivamente a melhoria do atendimento dos chamados de TI recebidos. Ou, pode ter um escopo mais amplo, contemplando outras atividades realizadas pelo setor. Por isso, definir o escopo é tão importante.
Na hora de bater o martelo quanto ao que estará contemplado, priorize sempre o que é estratégico para o atingimento dos objetivos maiores do negócio. Muitas vezes, é recomendável excluir itens do seu plano operacional, para dar ênfase e trabalhar com mais qualidade no que realmente importa.
3. Defina o rol de ações que precisarão ser realizadas, para dar conta do objetivo
Aqui está o coração do seu planejamento operacional. Nessa etapa, você fará a lista de todas as ações que precisam ser concluídas para dar vazão a entrega final do objetivo do seu plano.
Para tornar mais claro, retomemos o exemplo do inicio deste artigo, que tratava da contratação de um software para a área de logística. Neste caso hipotético, o rol de ações do seu plano vai incluir coisas como:
- Avaliar junto ao Financeiro o orçamento previsto para essa ação;
- Prever um escopo mínimo de funcionalidades que o software deverá conter;
- Fazer pesquisa de mercado e elencar 3 opções de software;
- Entrar em contato com os fornecedores e coletar orçamentos;
- Comparar os orçamentos recebidos e calcular o custo-benefício de cada proposta;
- Organizar reunião de decisão para compra;
- Encaminhar o fornecedor escolhido para cadastro no setor de Compras;
- Construir um cronograma de treinamento e fechar a agenda dos envolvidos;
- E assim por diante.
4. Crie um cronograma ou calendário de execução
O quarto passo para fazer um planejamento operacional é construir o calendário de execução do plano, com as datas limite de cada uma das ações elencadas. Para isso, será necessário ter clareza sobre o prazo final da entrega maior. A partir desse prazo, é possível usar uma estratégia de cronograma reverso, para definir as demais datas.
5. Atribua responsabilidades de acordo com as habilidades dos envolvidos
Como você viu, para atingir um único objetivo dentro de um plano operacional, pode ser necessário desdobrar dezenas de ações. Por isso, é altamente recomendável que você distribua responsabilidades entre a equipe. Assim, esse rol de ações não sobrecarregará uma única pessoa, e todos se sentirão parte do projeto.
Na hora de fazer essa distribuição de atribuições e responsabilidades, considere sempre as habilidades – soft e hard skills – de cada pessoa da equipe, e também a pauta operacional do dia a dia do colaborador. Por exemplo, será infrutífero envolver uma pessoa altamente sobrecarrega com demandas rotineiras em uma atividade do plano que demandará muitas horas de trabalho. É importante, sempre, olhar o todo antes de distribuir tarefas.
6. Estabeleça indicadores operacionais para medir o sucesso do plano
Por fim, mas não menos importante, lembre-se de criar indicadores operacionais para medir os resultados do seu planejamento. Esses indicadores serão específicos, tangíveis, e voltados para fatores operacionais. Terão, ainda, a característica de serem “de curto prazo”, diferentemente das métricas abraçadas no nível tático e estratégico.
Ajuda para fazer o planejamento operacional da sua empresa
Fazer um plano operacional não é tão difícil, mas distribuir corretamente as as responsabilidades e criar instrumentos de controle para acompanhá-lo e medi-lo pode se mostrar uma armadilha. Se essas ações não forem feitas corretamente, todo o plano vai por água abaixo.
Para minimizar esse risco, você pode contar com ajuda especializada para fazer a gestão e planejamento do seu negócio. A consultoria Operacional da EJFGV tem experiência e já ajudou centenas de empresas a alcançarem objetivos práticos e tangíveis.
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Perguntas frequentes
Planejamento operacional é o instrumento que traduz as decisões de nível estratégico em ações que integrarão a rotina do time operacional de uma empresa. O plano operacional, portanto, é detalhado, específico, prático e, geralmente, de curto prazo.
Para fazer planejamento operacional você precisará, antes, ter clareza do planejamento estratégico da organização. Ciente disso, comece o plano de operações definindo o escopo e abrangência que serão trabalhados. Depois, estabeleça um objetivo imediato e tangível, e liste as ações para alcançá-lo. Distribua responsabilidades e prazos para cada ação do plano. E, ao final, garanta que você tem indicadores operacionais para medir seu sucesso.
O planejamento estratégico é o nível mais abrangente e geral do planejamento de uma organização, geralmente é feito pelas lideranças e tem olhar de longo prazo. O tático é um nível intermediário, com olhar de médio prazo e desdobramento, por áreas, dos objetivos estratégicos. O planejamento operacional, por sua vez, é o nível micro, construído pelo time operacional e voltado à conclusão de entregas de curto prazo.
O planejamento operacional a partir de uma lista de ações, que tem como finalidade o atingimento de um objetivo específico, tangível e de curto prazo. É um plano essencialmente voltado ao time de operação, mas nem por isso, menos importante.
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