Como aumentar a produtividade no trabalho: riscos e métodos

Nunca se falou tanto sobre produtividade no trabalho. Afinal, em tempos de crise é comum que se busque fazer mais com menos. Porém, apesar da menor quantidade de funcionários representar uma diminuição do custo, a ocupação multitarefas pode comprometer a produtividade da empresa.

É então que surge a dúvida: o que fazer quando não é possível contratar mais funcionários, mas precisa-se aumentar a produtividade? Ao contrário do que muitos pensam, negligenciar esse questionamento pode trazer custos ainda maiores para a empresa.

Riscos em ter uma produtividade não saudável

Antes de entender quais são as boas práticas para aumentar a produtividade do negócio, é importante entender que há riscos muito altos que as empresas correm quando não se preocupam com a produtividade, não só em relação a entregas e execução de serviços, mas também em relação à saúde dos funcionários. Alguns deles são:

Síndrome das 3 da Tarde: nomeada pelo horário em que a produtividade geralmente começa a cair, a Síndrome das 3 da Tarde pode afetar qualquer nível de trabalhador, até mesmo os em cargos de menor pressão. Diretamente relacionado com a queda dos níveis de cortisol, hormônio que tem papel fundamental no gerenciamento do estresse e na resolução de problemas, a síndrome pode ser combatida com medidas de aplicação bem simples – entre elas, a listagem de afazeres, a priorização baseada em dificuldade e o estabelecimento realista de metas. Tirar pequenas pausas ao longo do dia e fazer algo prazeroso durante esse tempo também ajudam a manter a motivação lá em cima, assim como estabelecer um sistema de recompensas atrelado à realização das tarefas.
Síndrome de Burnout: a palavra “burnout” é inglesa e significa “queimar-se por inteiro”, o que define bem a síndrome. É o resultado de uma mistura de exaustão extrema com estresse, causados principalmente pelo trabalho, e afeta não só a produtividade, mas também a saúde física e mental do trabalhador. Além da queda drástica de produtividade, seus principais sintomas incluem apatia, mau humor, insônia, problemas gástricos e tensão muscular acentuada. Se não tratada, pode causar quadros de depressão e até mesmo levar a um colapso nervoso.
Transtorno de ansiedade e/ou depressão: considerados os dois principais e mais comuns transtornos mentais, a ansiedade e a depressão afetam seriamente a produtividade. Eles impedem a concentração, acabam com a motivação tanto diária quanto a longo prazo e podem até mesmo se manifestar em quadros de irritabilidade extrema. O tratamento adequado e o acompanhamento psicológico profissional são essenciais e indispensáveis para combater essas doenças e recuperar a produtividade perdida com elas.

Como melhorar a produtividade do jeito certo?

Para melhorar a produtividade, o primeiro passo a ser tomado é a organização. Mapear todos os processos e organizá-los por ordem de prioridade e velocidade de execução ajuda muito na hora de saber qual a melhor maneira de realizar todas as tarefas, e até mesmo para organizar em qual horário cada coisa deve ser feita – útil, por exemplo, para combater a Síndrome das 3 da Tarde. Aqui na EJFGV, um dos nossos principais serviços é o mapeamento de processos e organização de tarefas, com o objetivo de aumentar a produtividade e eficiência de empresas.

Indicadores de desempenho também podem ser boas ferramentas para dar um gás na motivação: completá-los pode dar uma ótima sensação de realização e satisfação, ativando a parte do nosso cérebro que aprecia recompensas depois do esforço e liberando dopamina, substância que dá a sensação de felicidade.

Métodos mais simples também podem ajudar a curto prazo: um estudo da Universidade de Queensland descobriu que plantas no escritório podem aumentar a produtividade dos funcionários em até 15%, e técnicas de gerenciamento de tempo também podem ser úteis no dia a dia. A mais conhecida é técnica Pomodoro: criada pelo italiano Francesco Cirillo, ela consiste em usar um timer para criar blocos de 25 minutos de trabalho e 5 minutos de descanso – após 4 blocos (ou seja, 2 horas), tira-se uma pausa para descanso de cerca de 15 ou 20 minutos, e depois, de volta ao trabalho. Cuidar da alimentação e praticar exercícios físicos regularmente também são métodos de aumento de produtividade comprovados pela ciência.

Nos casos mais sérios, que envolvem problemas psicológicos como a depressão, ansiedade e burnout, o acompanhamento de um profissional é essencial: além de ouvir os problemas de um ponto de vista mais objetivo, ele também pode fornecer e ajudar a desenvolver mecanismos para lidar com situações estressantes de maneira mais calma, clara e efetiva. Para lidar com esses casos, o apoio do empregador ajuda muito, e faz com que o processo de pedir ajuda e resolver o problema corra muito mais suavemente.

Manter um canal de comunicação aberto em toda a empresa aumenta a confiança do funcionário no empregador, causando um efeito direto e positivo enorme na motivação geral. Nesse sentido, a Pesquisa de Clima pode ser um diferencial na gestão de pessoas da organização. Na EJFGV, vemos que esse serviço deve ser integrado com todo o plano operacional para que, consequentemente, os resultados para a organização sejam, enfim, o crescimento de uma produtividade saudável.