Como usar o WhatsApp Business? Guia para sua empresa

O Brasil é o segundo país do mundo que mais usa WhatsApp. O aplicativo de troca de mensagens faz parte do dia a dia de mais de 147 milhões. Por isso, se você tem uma empresa e precisa estar mais perto dos seus clientes, o WhatsApp Business pode ser a melhor alternativa. Você sabe como funciona essa ferramenta?

Neste artigo, você vai entender qual a diferença entre o WhatsApp Business e o WhatsApp comumente usado pelas pessoas. Conhecerá as principais funcionalidades dessa aplicação e verá como usar o app no Marketing e Vendas da sua empresa. Vamos lá?

O que é o WhatsApp Business?

O WhatsApp Business é uma versão do WhatsApp desenvolvida especialmente para empresas. Ele oferece ferramentas que facilitam a comunicação com clientes, como mensagens automáticas, catálogo de produtos e etiquetas para organizar conversas. Permite, também, que empresas criem um perfil profissional com endereço, horário de funcionamento e site.

O aplicativo do WhatsApp Business tem um visual muito similar ao WhatsApp comum, e também é gratuito. É possível baixá-lo em smartphones Android e iOS, e usá-lo também na versão Web, em computadores.

Se usado estrategicamente, pode se tornar uma poderosa ferramenta de marketing e vendas para o seu negócio.

Por que usar WhatsApp Business na sua empresa?

Uma pesquisa de 2024 mostrou que 77% das pessoas dizem já ter entrado em contato com uma empresa por WhatsApp. 

Assim, o WhatsApp Business ajuda a centralizar atendimentos, vender produtos e até automatizar respostas para seus leads ou clientes. Com ele, sua empresa cria uma experiência mais profissional e eficiente, sem precisar investir muito. 

Além disso, esse aplicativo permite que você esteja mais próximo do seu cliente, conversando, negociando e fechando vendas no canal de comunicação que ele usa e prefere. 

Como funciona o WhatsApp Business? Principais recursos

O WhatsApp Business permite que você troque (envie ou receba) mensagens em conversas individuais ou em grupos, por meio do aplicativo. Seu perfil de WhatsApp Business estará vinculado a um número de telefone, exatamente como no WhatsApp usado por pessoas físicas. 

Porém, a versão Business – ou empresarial – desse aplicativo tem alguns recursos adicionais, que são muito úteis no atendimento ao público em qualquer empresa. 

Então, confira abaixo algumas das principais funcionalidades do WhatsApp Business!

1. Perfil empresarial

O perfil da empresa aparece para todos que interagirem com você no WhatsApp. Além do nome do negócio, no perfil você pode informar:

• uma breve descrição da sua empresa;
• horário;
• localização no mapa;
• site ou email de contato;

Assim, o perfil mostra de forma rápida o que é a sua empresa, onde e quando ela funciona. É uma carta de apresentação para todos os clientes que chegam até você. 

2. Catálogo de produtos

O catálogo de produtos é uma funcionalidade do Whats Business que permite cadastrar produtos ou serviços, incluindo uma foto, um nome, pequena descrição e preço de cada item. 

Ele é especialmente útil para empresas que comercializam produtos ou serviços em um catálogo fixo. Por exemplo, restaurantes, padarias, empórios e prestadores de serviço. 

Os clientes podem selecionar itens a partir do seu catálogo, colocar esses itens num carrinho, e os produtos ou serviços escolhidos vão automaticamente para o chat da conversa, permitindo que você siga com a negociação e venda a partir daí. 

3. Link direto para o WhatsApp da Empresa

Nas configurações da conta do WhatsApp Business há uma ferramenta comercial chamada “Link Curto”. Ao clicar nessa opção, o próprio app gera um link que você pode enviar para seus contatos, colocar em seu site, email, ou mesmo gerar um QRCode para o link e colocá-lo na sua loja física. 

Por meio desse link, seus potenciais clientes podem falar diretamente com seu Whatsapp comercial. 

4. Organização de conversas por meio de etiquetas

Se você já usou WhatsApp pessoal para organizar os atendimentos da sua empresa, sabe que é muito comum se perder em meio a tantos chats iniciados. Por isso, o WhatsApp permite que você crie etiquetas para categorizar cada uma das conversas ali. Por exemplo, você pode criar etiquetas de status como:

• Atendimento iniciado
• Em negociação
• Venda finalizada

Outra forma de usar as etiquetas é classificando os chats de acordo com o tipo de produto que gerou interesse. Por exemplo, se você tem uma clínica de estética, poderia criar etiquetas no WhatsApp Business da seguinte forma:

• limpeza de pele;
• preenchimento facial;
• consultoria de skin care;
• etc 

As conversas ficarão mais organizadas e fáceis de encontrar, já que você poderá filtrar pelas etiquetas atribuídas a cada conversa. 

5. Mensagens automáticas (saudação, ausência e respostas rápidas)

Uma das funcionalidades mais importantes do WhatsApp Business são as mensagens automáticas. Ali, você pode configurar o envio automático de mensagens como:

• saudação inicial quando um novo contato envia uma mensagem;
• mensagem de ausência ou horário de atendimento;

Também pode salvar respostas rápidas. Isto é, mensagens que ficam salvas e podem ser enviadas a partir de um atalho curto. Por exemplo, se seus clientes perguntam frequentemente “quais são as formas de pagamento disponíveis?”, você pode deixar pronta uma resposta rápida. 

Para acessar as respostas rápidas que você configurou, basta digitar barra “/” no chat, e selecionar a mensagem desejada. 

6. Listas de transmissão

Assim como na versão original do App, no Whats Business também é possível fazer listas de transmissão. Por meio dessa funcionalidade, você envia uma mesma mensagem, no chat individual, para uma lista de contatos. Para quem recebe, vai parecer que você enviou aquela mensagem especificamente para ele. 

Essa é uma boa forma de retomar contato com clientes antigos. Por exemplo, se você tem um restaurante delivery e recebe pedidos pelo WhatsApp, pode criar uma lista de transmissão com seus clientes, para enviar a eles novidades do menu, promoções ou cupons de desconto. 

Como configurar o WhatsApp Business?

1. Adquira um número de telefone 

Escolha um número exclusivo para o negócio, lembrando que pode ser um número fixo ou um celular. Recomenda-se, sempre, que você use um chip separado do seu número pessoal.

2. Baixe o WhatsApp Business 

Instale o aplicativo (disponível para Android e iOS) no smartphone que será usado para gestão da empresa. Depois, você poderá logar nessa conta também em computadores. 

3. Valide o número de telefone 

Uma etapa obrigatória para configurar o app é validar seu número. Ao abrir o app pela primeira vez, será necessário inserir o número de telefone escolhido. Na sequência, você receberá um código de verificação, por SMS ou ligação. Sem essa validação, não será possível prosseguir. 

4. Preencha o perfil da empresa 

O perfil da empresa é um resumo das principais informações do negócio, e vai aparecer para todos que entrarem em contato com você e clicarem na sua foto/número. As principais informações a serem preenchidas são: 

• Nome oficial do negócio
• Categoria (ex.: “Loja de roupas” ou “Consultoria”)
• Descrição breve dos serviços
• Endereço (opcional, mas útil para lojas físicas)
• Horário de funcionamento
• Site e redes sociais (se houver)

Lembre-se que você pode editar as informações do perfil da empresa a qualquer momento. 

5. Configure mensagens automáticas 

As mensagens automáticas vão facilitar o atendimento no dia a dia, embora não sejam obrigatórias. As principais são: 

• Mensagem de saudação (boas-vindas para novos contatos)
• Mensagem de ausência (aviso fora do horário comercial)
• Respostas rápidas (frases prontas para perguntas frequentes, como formas de pagamento, preço, formas de entrega, endereço, etc)

6. Adicione produtos/serviços no catálogo 

A configuração do catálogo não é obrigatória, mas certamente vai aumentar a conversão em vendas. Nessa etapa, você pode inserir fotos, preços e descrições de cada um de seus produtos ou serviços, e assim vender diretamente pelo app.

7. Organize suas etiquetas 

Crie as principais etiquetas da gestão do chat. Você pode usar status como “Pedido em andamento” ou “Cliente potencial”, e posteriormente será possível filtrar suas conversas por meio dessas etiquetas. 

8. Gere um link de atendimento 

As pessoas precisam chegar até o seu WhatsApp, por isso copie o link curto para divulgar seu contato em redes sociais, e-mails ou site.

Como usar o WhatsApp Business para vender? Exemplos

Existem muitas maneiras de incluir o WhatsApp Business na sua estratégia de marketing e vendas. Confira alguns exemplos de uso desse app, para você se inspirar:

• Anuncie novos produtos ou serviços por meio da ferramenta de Status do WhatsApp;
• Ganhe seguidores nas redes sociais, configurando uma mensagem de saudação que inclua uma chamada para seguir no Instagram, como por exemplo “Enquanto aguarda nosso atendimento, aproveite para nos seguir no Instagram e ficar por dentro das novidades.”
• Use listas de transmissão para enviar ofertas personalizadas, de acordo com as etiquetas de cada cliente. Clientes que já compraram um determinado produto no passado e tem potencial de recorrência podem ser abordados com cupons de desconto, por exemplo.
• Use a sazonalidade a seu favor, personalizando seu catálogo conforme os períodos do ano. Se você tem uma floricultura, por exemplo, pode inserir kits específicos em datas como Dia das Mães e Dia dos Namorados. 
• Meça e acompanhe seus resultados, usando a ferramenta de Estatística do WhatsApp Business, que fornece alguns dados sobre volume de atendimentos realizados, por exemplo. 

Ajuda para usar as ferramentas do WhatsApp Business da melhor forma

O Whats Business é uma importante ferramenta de comunicação assertiva com seus clientes. Contudo, ela precisa ser usada de modo estratégico, para garantir que atingirá os objetivos esperados. 

Para garantir que essa ferramenta se integrará com os demais canais de comunicação da sua empresa, insira ela no plano de marketing da organização. Se você ainda não tem um plano de marketing, ou não sabe como desenhar estratégias de marketing eficientes para seu negócio, considere ter ajuda especializada. 

A EJFGV já ajudou dezenas de empresas de todos os tamanhos a alavancarem suas vendas. Confira todos os serviços mercadológicos disponíveis, e agende um diagnóstico gratuito com um de nossos especialistas. Esperamos você!

Perguntas frequentes