Não possuir processos bem definidos pode atrapalhar muito a operação de uma empresa. Para isso, é importante contar com ferramentas de mapeamento de processos, uma dessas é o Fluxograma.
Neste artigo, vamos abordar com mais detalhes essa ferramenta, como fazer e como interpretá-la.
O que é o Fluxograma?
O fluxograma é uma ferramenta que descreve os passos de um processo. É feito por meio de uma representação gráfica que, quando observada, permite entender a sequência de atividades a serem realizadas.
Essa representação é feita por meio de formas geométricas, setas e descrições e títulos. E serve para planejar, visualizar, documentar e otimizar os processos.
A criação do fluxograma é dos engenheiros Frank e Lillian Gilbreth. Eles apresentaram o modelo para a American Society of Mechanical Engineers (ASME, ou Sociedade Estadunidense de Engenheiros Mecânicos) em 1921. E desde então, o fluxograma é utilizado como padrão em diversas áreas e setores.
Qual a finalidade de um fluxograma?
O Fluxograma foi criado visando otimizar a operação nas empresas. Além de facilitar a compreensão das etapas de um processo, o fluxograma também auxilia no entendimento de como estes estão interligados.
Além disso, permite visualizar como as atividades acontecem dentro da empresa e auxilia na visualização de gargalos e problemas no trabalho, evitando assim, o desperdício de tempo e retrabalho.
Dessa forma, a finalidade do fluxograma é melhorar e facilitar as atividades da operação em empresas.
Quais os tipos de fluxograma?
Apesar de existirem vários tipos de fluxograma, dois são os mais comuns:
Fluxograma de processo simples
Como seu nome já apresenta, o fluxograma de processo simples traz uma visão simplificada das atividades. Este tipo, também pode ser chamado de linear.
Nesse modelo, exibe-se a sequência de trabalho junto das tomadas de decisão ao longo do processo. Por isso, com ele se identifica gargalos e retrabalhos e facilita na correção destes.
Geralmente, o fluxograma linear é utilizado para explicar o funcionamento de um processo.
Fluxograma de processo funcional
O fluxograma funcional é aquele que divide por áreas da empresa e departamentos. É usado, em geral, para atividades que possuem uma única entrada e saída, mas que divergem ao longo da produção.
Esse modelo é, normalmente, utilizado para fazer a ligação entre as diversas equipes da empresa. Por exemplo, em uma empresa que oferta um sistema de gestão, a operação conta com pelo menos 5 áreas: produto, desenvolvimento, marketing, vendas e sucesso do cliente.
Essas cinco operações possuem atividades distintas, no entanto, o processo é: os times de produto e desenvolvimento fazem as funcionalidades e melhorias, o time de vendas e marketing trazem os novos clientes, e o time de sucesso do cliente cuida para que este cliente seja fidelizado.
Um modelo de fluxo linear não seria o indicado para essa operação, uma vez que, apesar de as atividades se interligarem, elas são distintas, possuem objetivos distintos. Logo, um modelo funcional, com as mesmas entrada e a saída, mas com diversas ramificações faz mais sentido.
Como fazer um fluxograma de processo?
Para fazer um fluxograma de processo, existem algumas etapas. Confira a seguir, esse passo a passo para aplicar no seu negócio:
Defina objetivo e escopo
A primeira coisa a se fazer para criar um fluxograma é possuir um objetivo e, então, definir um escopo. Para isso, escreva todas as etapas do seu processo, qual o início e fim, e as conclusões desejadas.
Pense sobre as ações, se é necessário tomar alguma decisão, se as tarefas vão precisar de mais de uma pessoa para a execução, quantas pessoas vão precisar cumprir e conhecer o fluxograma, quais áreas se interligam, entre outras informações que facilitem a elaboração e posterior compreensão do fluxo.
Faça uma ordem cronológica das atividades
Se o projeto já existe ou existiu em algum momento, é interessante fazer uma pesquisa sobre como o processo funciona ou funcionou para incluir no fluxograma.
Isso porque, essas informações podem ser necessárias para a criação do novo sistema. É interessante fazer essa coleta por meio de documentos, por meio de pesquisas com os colaboradores.
Organize as tarefas por tipos e símbolos
O fluxograma conta com diversos símbolos que indicam o que a atividade que deve ser feita em cada etapa. Por exemplo, um losango indica que naquela etapa é necessário tomar uma decisão, já um círculo indica que ali existe uma conexão entre atividades, áreas, etc.
Assim, antes de iniciar seu fluxograma é necessário selecionar quais formas serão incluídas no fluxograma. As formas mais indicadas são:
Escolha uma ferramenta
Para fazer um fluxograma, não existe uma ferramenta padrão, ou seja, qualquer uma que permita desenhar as formas escolhidas e escrever, irá funcionar. O ideal é que você escolha aquela a qual você se adapta melhor.
Assim sendo, você pode criar um fluxograma em:
- Papel;
- Word;
- Power Point;
- Canva;
- Etc…
Crie seu fluxograma
Decidida a ferramenta, é só criar o seu fluxograma. Você pode contar com uma consultoria especializada como a EJFGV para fazer o seu mapeamento de processos antes de iniciar a criação do fluxograma.
Revise, analise, aprimore e compartilhe
Por fim, é hora de revisar o seu fluxograma, conferir se está tudo certo e se as atividades estão compreensíveis. Caso não esteja, é o momento, então, de fazer as devidas correções para, então, compartilhar com a equipe que irá usar essa ferramenta.
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Quais os benefícios do fluxograma?
É importante para as empresas utilizar um modelo que permita que a operação ocorra de maneira igual, ainda que, o quadro de funcionários mude. Além disso, essa ferramenta permite melhor compreensão das etapas de um processo, uma vez que se trata de um sistema visual.
Ademais, por existir uma padronização nos processos, com o fluxograma os erros são menores. Isso sem contar que este recurso ajuda a encontrar os gargalos e erros na operação, e por consequência, ajuda a corrigi-los.
Perguntas frequentes
Um fluxograma é uma representação gráfica dos processos de uma operação, Serve para facilitar a visualização das etapas de uma operação, descobrir gargalos e corrigir erros e imprecisões
Para fazer um fluxograma de processos é necessário, em primeiro lugar, listar as atividades, definir escopo e objetivos, definir ordem cronológica, definir formas e símbolos, escolher ferramentas, criar e analisar o fluxograma.
Existem dois modelos mais comuns de fluxograma de processos: o linear e o funcional.
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