Você já deve ter ouvido por aí, nas redes sociais, profissionais ou em eventos, a seguinte frase “se tudo é urgente, nada é urgente”, certo? Uma coisa importante que essa frase mostra – e que poucos administradores percebem – é que, em muitas empresas, a administração do tempo da equipe é mal feita.
Isso, é claro, não é necessariamente culpa de alguém específico. O que pode ter acontecido é, basicamente, que, a empresa criou uma cultura de desorganização e má administração e agora não sabe como contornar isso.
Mas não se preocupe! Neste artigo nós vamos te mostrar que sim, é possível reverter e começar a aplicar estratégias eficazes para a gestão do tempo no seu negócio. Assim, além de aumentar a satisfação dos colaboradores, aumentará também a produtividade da equipe.
O que é administração do tempo?
Administração do tempo é fazer a gestão das atividades a serem desenvolvidas e organização destas conforme a prioridade da entrega.
É uma maneira de controlar a rotina e aumentar a produtividade, seja na vida pessoal ou no ambiente de trabalho.
No caso de empresas, para quem vamos falar neste artigo, a administração do tempo pode ser utilizada em diversas áreas, em projetos específicos e até mesmo, de maneiras individuais ou por grupos.
A seguir, vamos conhecer técnicas para aplicar a administração de tempo em sua empresa. Acompanhe!
10 técnicas para administração do tempo no seu negócio
A administração do tempo requer a utilização de técnicas específicas, você pode usá-las individual ou coletivamente.
Neste artigo, como já falamos anteriormente, focaremos nas técnicas que podem ser aplicadas em empresas.
Assim, você consegue mudar a cultura do seu negócio partindo dessas técnicas.
Vamos lá?
1. Faça um planejamento
É importante, ao começar um projeto ou mesmo no dia a dia das empresas, contar com um planejamento.
Isso porque, sem um planejamento, você corre o risco de atribuir mais tarefas ao seu time do que o que ele consegue fazer. Além disso, pode acontecer de você não medir corretamente a quantidade de tarefas por colaborador e acabar sobrecarregando alguns em detrimento de outros.
Assim, reúna a divisão das atividades a serem cumpridas e divida-as considerando a complexidade das tarefas, a senioridade dos trabalhadores, o tempo que cada uma delas leva e a quantidade de atividades para cada membro da equipe.
2. Defina metas e objetivos
Ainda na etapa de planejamento, é importante definir as metas e objetivos das atividades. É importante que o colaborador entenda os motivos para a realização de determinada tarefa.
Para fazer a definição, recomendamos o uso da técnica SMART. Ela define que as metas devem ser:
- Específico (S)
- Mensurável (M)
- Atingível (A)
- Relevante (R)
- Temporal (T)
3. Defina prazos
Não existe administração do tempo sem definição de prazos. É indispensável que as tarefas possuam prazos para sua realização.
Assim, os colaboradores conseguem fazer sua organização pessoal com base nos prazos, permitindo assim, a priorização de cada uma das tarefas.
4. Faça a priorização
Falando em priorização, é essencial que esta aconteça para melhor administração do tempo. Tanto para ficar claro quais as prioridades da empresa, quanto para que o time saiba se organizar individualmente.
Para isso, você e a equipe podem utilizar a Matriz de Covey. Esta, é dividida em quatro quadrantes: no primeiro, você colocará o que é urgente e importante. No segundo, as atividades que são importantes, mas não urgentes. No terceiro, você colocará o que é urgente, mas não importante. E no último as atividades que não são, nem urgentes, nem importantes. Da seguinte maneira:
5. Preveja imprevistos
Na própria Matriz de Covey já é indicado que você deve ter um espaço para interrupções. Isso porque, é essencial que você seja uma lista de possíveis imprevistos que possam atrapalhar o dia a dia da operação e até mesmo, causa algum problema de alguma forma.
Tendo esse espaço já previsto, é mais fácil e rápido para encontrar soluções e a administração do tempo não é prejudicada.
6. Automatize atividades mecânicas
Outra atividade indicada para quem pretende começar uma administração de tempo mais efetiva é a automação de atividades mecânicas. Isto significa optar por inserir tecnologias e ferramentas que consigam fazer pela equipe as atividades mais mecânicas.
Por exemplo, se você for dono de um escritório de advocacia, que tal contratar um sistema para enviar às petições aos tribunais? Com certeza seu tempo será poupado e você pode alocar as pessoas que antes estavam nessa função para outras atividades mais importantes.
7. Use tecnologias de apoio
Usar tecnologias para apoio na organização também é essencial para uma boa administração de tempo. Por exemplo, você pode utilizar um Trello para que sua equipe faça a organização das atividades. Ou então, você pode fazer uma assinatura do Notion, que já te permite também fazer a organização de projetos.
Você pode contar, ainda, com softwares de gestão para fazer a gestão de toda a equipe. Enfim, fica a seu critério quais ferramentas adotar, mas utilizá-las pode ser essencial para aumentar a produtividade do time.
8. Centralize informações
Além de tecnologias e ferramentas, é interessante também possuir uma plataforma ou um sistema que centralize todas as informações necessárias para a operação ou o projeto acontecerem. Pode ser um drive para centralizar os documentos, planilhas e outros arquivos, ou ainda, uma ferramenta de gestão mais específica.
Com as informações em um só lugar, sua equipe economiza tempo de busca de informações, e com certeza, a administração do tempo é mais eficaz.
9. Otimize reuniões
Lembre-se de evitar as famosas “reuniões que poderiam ser um e-mail”. Otimize o tempo chegando nas reuniões com as pautas específicas e defina um tempo para cada assunto por ordem de urgência e importância, assim como feito com as atividades.
Com reuniões mais objetivas, o tempo é otimizado e a produtividade aumenta. Além de que, com menos reuniões diárias, mais tempo os colaboradores terão para se dedicar a produção.
10. Use metodologias ágeis ou técnicas de produtividade
Por fim, e não menos importante. Para uma boa administração do tempo, utilizar metodologias ágeis é indispensável, uma vez que elas auxiliam na organização e no acompanhamento das entregas.
Você pode usar, por exemplo, o Kanban. O Kanban é uma técnica em que dividi-se as atividades em quadros dispostos em “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Assim, é possível controlar o status das atividades da empresa.
Vale lembrar que o Kanban é uma das metodologias ágeis, mas existem outras. Descubra quais clicando aqui.
Dica extra: contrate uma consultoria especializada
Uma consultoria especializada em elaboração de planos, matrizes de responsabilidade e indicadores por meio do mapeamento dos processos pode te auxiliar na transformação da administração do tempo no seu negócio.
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