Redesenho de processos: o que é e quais os seus benefícios?

Uma empresa normalmente possui uma série de processos, muitos deles já estão ativados há décadas. Mas você já parou para pensar que muitos dos seus processos precisam ser redesenhados?

No artigo de hoje, você vai aprender como avaliar os processos, redesenhá-los e até utilizá-los, pois em muitos casos é preciso ir além da atualização. Afinal, muitos deles só tomam tempo do seu negócio. 

Logo, eles podem ser incluídos em outros processos, reduzidos e até excluídos. Uma empresa que iniciou suas atividades no início dos anos 2000 possui uma série de processos que já não fazem mais sentido para o seu funcionamento. 

Em suma, uma empresa sem redesenhos é retrógrada e acaba não atendendo às demandas dos clientes e, ainda, colabora para um ambiente de trabalho esgotante. 

Se você já tem sua empresa há alguns anos e nunca redesenhou os processos, este texto é para você. Boa leitura!

O que é redesenho de processos e quando ele deve ser feito?

O redesenho de processos é uma reavaliação de processos internos que pode gerar atualizações, melhorias, inovações, otimizações e muito mais. 

O redesenho deve ser feito quando a sua empresa apresentar os seguintes problemas:

• Problemas de qualidade; 
• Falhas na otimização; 
• Retrabalhos;
• Desgaste da equipe.

5 benefícios de usar o redesenho de processos

A utilização do redesenho de processos traz vários benefícios. eparamos cinco para você investir nessa estratégia o quanto antes no seu negócio. Leia abaixo!

1. Aumento da qualidade;
2. Equipe mais engajada;
3. Otimização dos processos;
4. Reduz o desperdício de tempo;
5. Aumento da produtividade.

Metodologia Peter Drucker e os seus 5 pontos-chave

Para analisar os processos da sua empresa, é importante usar uma estratégia, por exemplo, a metodologia Peter Drucker que consiste em 5 pontos-chaves, elencados a seguir: 

• Qual é a nossa missão?
• Quem é o nosso cliente?
• O que o cliente valoriza?
• Quais os nossos resultados?
• Qual é o nosso plano?

Para executá-la, basta responder as perguntas anteriores com base nos processos da sua empresa. Essa metodologia foi criada especificamente para análise de processos e é usada com frequência por muitas empresas. 

4 ferramentas de redesenho de processos 

Após avaliar um processo e sentir a necessidade de uma reformulação, utilize as ferramentas apresentadas abaixo para conseguir redesenhá-lo de um modo que traga melhorias para o seu negócio:

Fluxograma

Essa ferramenta é usada com símbolos gráficos, como setas que indicam um desencadeamento de tarefas. 

Diagrama de processos 

Esse instrumento é considerado uma evolução da ferramenta de fluxograma, pois ele fornece informações mais detalhadas sobre as atividades. 

Checklists 

É uma lista com todas as tarefas, que ajuda a visualizar melhor o processo e, desse modo, mesclar etapas, adicionar ou até reduzir. Além de ser usada para o processo em si, pode ser aplicada  para estruturar as etapas a serem realizadas em um redesenho de projetos.

Matriz GUT 

Essa ferramenta ajuda a definir quais são as atividades principais de um projeto. Confira a seguir como aplicá-la: 

1. Escreva todas as tarefas do processo;
2. Avalie-as com notas entre 0 a 5 para os seguintes critérios: gravidade (G), urgência (U); tendência (T);
3. Posteriormente, some as notas de cada critério para cada tarefa;
4. As tarefas que obtiverem maior pontuação são as mais urgentes.

7 etapas do redesenho de processos

Conheça, enfim, as sete etapas do redesenho de processos e siga-as na reformulação de algum processo da sua organização. Pode apostar que, certamente, será uma mão na roda para você. 

Afinal, é muito mais fácil ter um passo a passo do que começar a reformulação sem nenhum material de apoio. Portanto, redesenhe os processos seguindo as etapas abaixo.

1. Coleta de documentos e ferramentas usadas no processo atual;
2. Entrevista com envolvidos no processo; 
3. Busca de oportunidades de melhoria (atrasos, gargalos, desperdícios, erros recorrentes, handoffs, pontos de contato com o cliente final);
4. Brainstorming com os envolvidos no processo; 
5. Criação do diagrama do novo processo; 
6. Reunião de viabilidade com os envolvidos no processo; 
7. Refinamento do diagrama de processo redesenhado.

Redesenho de processos e o aumento da produtividade 

A maioria das empresas sonha com o aumento da produtividade, pois ele proporciona por conseguinte o aumento do lucro. No entanto, a grande dúvida é “como fazer isso?”. 

Neste artigo, você descobriu! Reavalie os processos e, se necessário, redesenhe-os. Processos precisam ser atualizados com o passar dos anos  para não gerar obsolescência de tempo e dinheiro. 

Para redesenhar, basta usar as ferramentas apresentadas e seguir as etapas. Caso haja alguma dúvida nesse processo de reformulação, não siga sozinho. Entre em contato com a solução operacional da EJFGV. 

Estamos prontos para redesenhar os seus processos e, assim, aumentar a produtividade da sua empresa. Aguardamos por você!