O que faz o setor de compras? Objetivo, fluxograma e rotina

Toda empresa precisa adquirir produtos, serviços ou matérias-primas para executar suas atividades fim. Contudo, para que essas aquisições sejam realizadas no tempo correto, com garantia de qualidade e economia de recursos, é preciso estruturar uma área e manter profissionais dedicados. É aqui que entra o setor de compras. 

Mas, você sabe o que faz o setor de compras? A resposta vai muito além de simplesmente “comprar”. Neste artigo, você verá porque esse é um time estratégico para qualquer empresa. Entenderá ainda a rotina e o fluxograma de um departamento de compras, e verá como superar os principais desafios da área. 

Boa leitura!

O que faz o setor de compras de uma empresa?

O setor de compras de uma empresa é o departamento responsável por fazer a aquisição de produtos e serviços necessários para a realização das atividades da organização. A área de compras também realiza as etapas que antecedem a compra, como a solicitação e a cotação de preços. Bem como, a formalização do pedido, o acompanhamento da entrega e o controle de comprovantes e pagamentos.

Assim como em uma residência familiar, em que dezenas de coisas precisam ser adquiridas para garantir a continuidade da rotina doméstica, também numa empresa o setor de compras atua de forma recorrente, e tem papel fundamental na manutenção das atividades-fim e meio da empresa. 

Mas o objetivo e razão de criar um setor chamado “Compras” é muito mais profundo. Veja só!

Por que ter uma área de compras na empresa?

Ao primeiro olhar, o papel pode da área de compras pode parecer simples. Mas, nos dias atuais, esse setor é visto como essencial para garantir a sustentabilidade e escalabilidade do negócio. 

Na prática, a área não apenas faz a aquisição de suprimentos e serviços. Ela também precisa ter visão do todo, se conectando com os demais setores da empresa, sendo um parceiro chave para departamentos como Operações e Financeiro, e garantindo vantagens competitivas para o negócio. 

Por isso, abaixo, separamos 4 funções do setor de compras. Confira:

1. Fazer aquisições mais estratégicas e reduzir o custo operacional

Não basta comprar. É preciso comprar de forma estratégica, assegurar os melhores preços, prazos, condições de entrega e pagamento para a empresa. Em última análise, portanto, o setor de compras existe também para garantir economia de recursos em cada compra realizada.

2. Obter e coordenar o fluxo contínuo de suprimentos da empresa

No nível macro, as tarefas do setor de compras visam construir uma cadeia de fornecedores, com quem cria-se uma relação, para obter um fluxo contínuo de suprimentos essenciais à continuidade das atividades das empresas. 

Portanto, não é apenas fazer compras esporadicamente, mas garantir o abastecimento adequado e continuado. 

3. Garantir a qualidade e quantidade adequadas

Uma das razões do setor existir é garantir a compra de itens e serviços que atendam aos padrões de qualidade exigidos pela organização. Afinal, aquisições com qualidade inferior podem afetar a rotina e, até mesmo, o produto final entregue pela empresa. 

Mas, Compras não pode se preocupar apenas com qualidade. Em parceria com as equipes de gestão de fornecedores, operações e logística, esse setor precisa balancear as quantidades, evitando excessos de estoque ou carestias. 

4. Zelar pela saúde financeira e fluxo de caixa da empresa

O setor de Compras está em constante intercâmbio com a área financeira da empresa, para prever e antecipar momentos críticos, investimentos futuros e também para antecipar as movimentações de pagamento que podem afetar o fluxo de caixa da empresa. 

Além disso, vale lembrar, um dos papeis do setor de Compras é fazer a negociação e barganha com os fornecedores, garantindo melhores condições de entrega e, principalmente, de pagamento. Esse último aspecto está diretamente atrelado à manutenção da saúde financeira da organização. 

Como é o dia a dia do setor de compras e de um comprador?

A rotina do profissional de compras, e do setor como um todo, aciona conhecimentos técnicos (hard skills), mas também habilidades comportamentais (soft skills). Assim, podemos dizer que um dia normal de trabalho no setor de compras envolverá:

• Receber solicitações de compras de outras áreas;
• Fazer contato com diferentes fornecedores, fortalecendo a relação com eles;
• Cotar preços, fazer orçamentos e compará-los;
• Homologar novos fornecedores;
• Acionar outras áreas da empresa para dar seguimento às etapas burocráticas de compra, como por exemplo, obter assinaturas e autorizações de compra;
• Enviar pedidos de compra aos fornecedores;
• Acompanhar compras em aberto, gerindo a expectativa dos solicitantes;
• A depender da divisão de tarefas da organização, efetuar alguns procedimentos pós-compra, como o recolhimento de notas e comprovantes fiscais para emissão de pagamentos.

Essa é uma lista de atividades da rotina do profissional de compras. A depender do tamanho do departamento, essa carga de responsabilidades será compartilhada com outros colaboradores e, até mesmo, dividida com outros setores da empresa, como por exemplo as áreas de Logística, Financeiro e Fiscal. 

Fluxograma de compras

Para fazer um fluxograma de compras na sua empresa, você deve considerar os principais desafios e particularidades da sua organização. Por exemplo, você pode começar definindo:

• Níveis de compra: aquisições acima de certo valor, por exemplo, podem exigir mais procedimentos de cotação e autorização;
• Sistema de coleta de orçamentos: quantas coletas de preço serão necessárias, antes de definir um fornecedor;
• Sistemática de homologação de fornecedores: quais dados serão obrigatórios e qual ferramenta você usará para catalogá-los. 
• Regras para efetivar os pagamentos: prazos e exigíveis para emitir o pagamento também precisarão ser previamente estabelecidos.

Todas as definições acima ajudarão sua empresa a desenhar um fluxograma mais aderente. 

De qualquer forma, um fluxo básico de compras deve sempre considerar as etapas descritas na imagem abaixo:

Principais desafios do setor de compras da empresa

Os desafios do setor de compras podem variar conforme o nicho de atuação e tamanho da empresa. Mesmo assim, alguns obstáculos são mais recorrentes no mercado. Vejamos os principais. 

• Digitalizar ao máximo as operações: muitos setores de Compras ainda mantém processos analógicos e registros em papel, que tornam tudo mais moroso. 
• Desenhar processos e procedimentos internos: setores maduros e eficientes tem procedimentos-padrão consolidados, evitando desvios e falhas na operação.
• Garantir poder de barganha e exercitar a negociação: para obter preços mais competitivos, Compras deve pôr-se à mesa para negociar com os maiores e mais estratégicos fornecedores, antecipando-se e evitando estar refém de alguns poucos supridores. 
• Entregar com agilidade, sem perder a qualidade: o processo de compras não pode ser moroso, por isso cada etapa-padrão deve ser cumprida de acordo com um SLA (Service Level Agreement) máximo. Ser ágil, no entanto, não pode comprometer a qualidade das aquisições.
• Prever flutuações na demanda interna e na oferta do mercado: alguns mercados estão submetidos a flutuações de preço e oferta, que podem ser causados por uma miríade de fatores. Uma área de compras realmente estratégica é capaz de antever esses movimentos, antecipando-se a eles e garantindo economia de recursos. 
• Ser data-driven: o melhor departamento de compras é aquele que consegue usar a seu favor todos os dados, métricas e indicadores que são coletados ao longo da operação.

Perguntas frequentes

Ajuda para organizar o departamento de compras

Se a sua empresa tem enfrentado problemas com preços, prazos e condições de entrega dos produtos e serviços necessários à operação, seguramente é hora de organizar – ou reorganizar – o setor de compras. 

Mas, você sabe, isso não é tarefa fácil. É preciso definir responsabilidades, fluxos de trabalho, indicadores de acompanhamento, e muito mais. 

Por isso, conte com a ajuda dos especialistas da EJFGV. Nossa consultoria operacional pode lhe ajudar na definição de organogramas  e escopo de áreas. Clique aqui e agende uma conversa, gratuita e sem compromisso. E, lembre-se, aprimorar a estrutura do setor de compras pode representar a diferença entre o sucesso e o fracasso do seu negócio.