Comunicação organizacional: o que é e quais os 4 tipos?

Da importância da comunicação já estamos cansados de saber, afinal, foi a partir dela que nossas sociedades se desenvolveram. Mas, há algum tempo, o mundo corporativo entendeu a necessidade de conceituá-la dentro das organizações, e assim, surgiu o termo comunicação organizacional.

Neste artigo, vamos abordar então este tema, o que é, quais os tipos e a importância da comunicação. Vamos lá?

O que é comunicação organizacional?

Comunicação organizacional é todo tipo de atividade ou processo que permite o compartilhamento ou divulgação de informações de uma organização com os stakeholders, sejam eles colaboradores, fornecedores, clientes, parceiros, imprensa ou outros.

Segundo a filósofa Margarida Kunsch, apesar de serem similares, comunicação corporativa e comunicação organizacional não são o mesmo. Isso porque, segundo ela, a comunicação organizacional tem uma amplitude maior. Isto é, abrange ONG’s, fundações, associações, partidos políticos e empresas.

Ainda segundo a filósofa, podemos dividir comunicação organizacional em duas grandes áreas: marketing e relações-públicas. Enquanto o marketing abrange a comunicação mercadológica, as relações-públicas abarcam a comunicação institucional, a comunicação interna e a comunicação administrativa.

Resumindo então, a comunicação organizacional são todas as formas de comunicação em uma organização.

Quem é Margarida Kunsch?

Margarida Maria Krohling Kunsch é uma das maiores teóricas da área de Comunicação no Brasil. Professora da Escola de Comunicação e Artes da Universidade de São Paulo (ECA-USP), ela é pesquisadora e autora de dezenas de artigos e obras na área de Comunicação Organizacional e Relações Públicas.

Quais os 4 tipos de comunicação organizacional?

Como falado então, Margarida Kunsch define uma divisão da comunicação organizacional em duas partes, que se subdividem em 4 tipos de comunicação. Vamos ver cada uma delas a seguir:

1 – Comunicação institucional

A comunicação institucional é o tipo de comunicação organizacional que se refere à imagem e identidade da empresa perante a sociedade, aos consumidores e aos investidores. Nesse sentido, é a área de relações-públicas é a responsável pela estratégia de comunicação institucional, bem como, pela interação com RH, marketing e outras áreas.

É por meio da comunicação institucional que a empresa mostra ao público externo seus valores, as causas que acredita, etc.

2 – Comunicação interna

Já a comunicação interna é aquela que se refere à comunicação com os colaboradores/funcionários. Essa área é essencial para que, de fato, haja uma comunicação dentro da organização e não apenas o famoso “manda quem pode, obedece quem tem juízo”.

Hoje, diversas empresas buscam ter uma boa comunicação interna e investem em programas de feedbacks 360º, pesquisas de clima, GPTW, entre outras pesquisas que permitem que os funcionários também possuam uma voz dentro das empresas, seja para indicarem suas necessidades (de salário, de benefícios, de horários flexíveis, etc) ou para indicarem melhorias operacionais.

Aqui também pode ser utilizada a área de endomarketing, para que esta realize ações que aumentem a satisfação dos colaboradores.

3 – Comunicação administrativa

A comunicação administrativa é o tipo de comunicação organizacional responsável pelos alinhamentos da empresa. É por meio dela que todos os colaboradores e funcionários sabem qual a missão, visão e valores da companhia.

Além disso, é por meio da comunicação administrativa que se viabiliza o sistema, os fluxos e redes da organização. É ela que será encontrada em normas, em manuais e outros documentos.

Em resumo, a comunicação administrativa tem um caráter mais instrumental e funcional que as demais.

4 – Comunicação mercadológica

Esse é o tipo de comunicação organizacional que está inserido na divisão do marketing. Isso porque, trata-se da comunicação voltada para a venda de produtos ou serviços. É o tipo de comunicação organizacional que nos é mais comum também, uma vez que, é a comunicação mercadológica que comunica os benefícios dos produtos ou serviços, cria as necessidades, desperta o desejo e a curiosidade, etc.

Assim sendo, é esta área a responsável pela publicidade, promoções, exposições, feiras, anúncios, entre outros canais.

Qual a diferença entre comunicação empresarial e organizacional?

Embora similares – e até integradas – comunicação empresarial e comunicação organizacional não são a mesma coisa. Elas se distinguem pela abrangência e também pelos objetivos. 

A comunicação empresarial ou corporativa é sempre atrelada a empresas, no sentido mais tradicional da palavra. Além disso, nessa abordagem, o foco está em atingir os objetivos de mercado do negócio, como metas de faturamento, lucro e produtividade. Conserva, portanto, um viés mais mercadológico. 

Já a comunicação empresarial diz respeito a qualquer tipo de organização, o que pode incluir entidades religiosas, partidos políticos, ONGs, movimentos populares, associações, e assim por diante. 

Além disso, a comunicação organizacional busca sempre a integração dos 4 tipos de comunicação já citados anteriormente. Isto é, contempla não apenas a comunicação mercadológica, mas também a administrativa, institucional e interna.

Quais as principais funções da comunicação organizacional?

Isto posto, fica a dúvida: qual ou quais as funções da comunicação organizacional? Bom, são algumas delas:

• Assimilação da cultura da empresa, sua missão, visão e valores;
• Alinhamento de expectativas;
• Alinhamento de esforços;
• Conscientização do papel do colaborador;
• Fortalecimento da cultura da organização;
• Desmistificação de boatos e fake news;
• Estimula comportamentos positivos e válidos para a organização;
• Geração de resultados financeiros positivos;
• E, aumento de engajamento.

Como aplicar ou melhorar a comunicação organizacional?

Se você já possui uma área voltada para a comunicação organizacional, ótimo, mas se não, comece pelo alocação de funcionários que sejam “guardiões da comunicação organizacional”, ou seja, que irão direcionar os colaboradores e demais áreas acerca de como manter a imagem da organização.

Após isto, é chegada a hora de colocar em prática alguns pontos:

Alinhamento de expectativa

Um ponto importante a se destacar para criar ou melhorar sua comunicação organizacional é entender os objetivos e cultura da marca. Assim, refazer alguns tópicos é interessante para alinhar onde o negócio quer estar, por exemplo, criar ou revisitar/alterar a missão, visão e valores é essencial.

Ademais, vale destacar que é indispensável que todos conheçam e se atentem em sua operação acerca das diretrizes da marca, para que a comunicação não fique um “frankstein”, como cada pessoa fazendo de uma forma diferente.

Conectar os objetivos da marca com as atividades diárias

No mesmo sentido, é importante lembrar de conectar as tarefas no trabalho com a missão, visão, valores e demais diretrizes, isso sem contar a estratégia de mercado, que também precisa ser olhada para a rotina do dia a dia.

Promover o relacionamento interpessoal

Não há comunicação sem relacionamento. Assim, é tarefa das áreas que cuidam da comunicação organizacional promover eventos e outras ações para que as equipes estejam juntas, façam networking e “troquem figurinhas” sobre o trabalho.

Envolver e desenvolver as lideranças

Os líderes influenciam nos hábitos dos colaboradores. Logo, é indispensável que estes estejam envolvidos em tudo que se relaciona a cultura da empresa e comunicação. Assim, é importante contar com a capacitação destes e desenvolvimento dessas habilidades de comunicação.

Também pode te interessar:

• Estudo de mercado: o que é, qual a importância e como fazer?
• Software de gestão: o que é, funções, benefícios e os 5 principais tipos
• Endomarketing: 5 pilares do Marketing Interno
• ENPS: conheça 3 benefícios da métrica
• Organograma: o que é, quais os tipos e como fazer?

04 ferramentas de comunicação organizacional

Como você viu, não existe receita pronta para implantar processos e fluxo de comunicação corporativa na sua organização, mas, há algumas plataformas no mercado que podem ajudar. 

Separamos exemplos e indicações de quatro ferramentas para a comunicação organizacional, abaixo. Confira!

01. Chat e email corporativo 

Uma das ferramentas mais antigas e conhecidas, o email corporativo agora ganhou um assistente: o chat corporativo. Esses 2 canais de comunicação ajudam a profisisonalizar não apenas o pilar da comunicação interna, mas também a mercadológica, garantindo mais confiabilidade nas trocas com agentes externos. 

Se os emails já fazem parte do dia a dia das empresas há muito tempo, os chats se popularizaram durante a pandemia da Covid-19, quando muitas organizações tornaram-se remotas ou híbridas. A grande diferença entre email e chat é que o último permite comunicações mais instantâneas e rápidas, entre duas pessoas ou mais. 

Existem muitos fornecedores de email e chat corporativo. Alguns dos mais comuns são:

• Google, por meio do Gmail e Chat (Hangouts)
• Microsoft, com o Outlook Mail e o chat Microsoft Teams)
• Slack, popular ferramenta de chat corporativa
• Rocket Chat, ferramenta de chat focada em empresas

02. Ferramenta de automação e email marketing 

As ferramentas de automação de marketing são comuns entre quem trabalha com a Comunicação Mercadológica, mas podem se estender também para o nível da comunicação interna e até administrativa. 

Ter uma plataforma desse tipo garante, por exemplo, que você automatize:

• o envio de email-marketing para seus colaboradores, para comunicar alterações de benefícios, novidades, regras corporativas, newsletters internas e mais;
• estabeleça fluxos de acordo com a área de atuação, cargo ou nível de interação de cada colaborador;
• monitore métricas de engajamento com as comunicações enviadas. 

Algumas das ferramentas que você pode utilizar para fazer automações ou emails-marketing:

• RD Station;
• Hubspot Marketing;
• Microsoft Dynamics 365;
• Dinamize;

03. Intranet e rede social corporativa

A intranet é uma rede de computadores privada, restrita aos membros de uma organização, que simula a dinâmica da internet tradicional. A intranet é usada como um local de armazenamento de informações, troca, compartilhamento e engajamento dos colaboradores. 

É comum encontrar, na internet, não apenas avisos e comunicados, mas também documentos, normas, grupos de interação, e assim por diante. 

Já a rede social corporativa – que costuma estar dentro de um ecossistema de intranet – simula as dinâmicas de uma rede social “tradicional”, com a diferença de limitar a participação apenas a quem faz parte da organização. 

Dentro de uma rede social corporativa podem existir grupos de interesse, grupos de áreas ou departamentos, quadros de aviso, chats de interação privada, e assim por diante. 

No mercado, existem dezenas de ferramentas para rede social e intranet corporativa – incluindo opções nacionais. Abaixo, separamos alguns dos fornecedores mais conhecidos:

• Workplace from Meta, rede que reproduz a dinâmica de outras plataformas da Meta, como o Facebook;
• Yammer, da Microsoft, que se integra a outros sistemas do fornecedor, como o Microsoft Teams;
• Workvivo, plataforma adquirida pelo Zoom, com foco em comunicação interna e interação entre os colaboradores
• Zoho Connect, ferramenta global de comunicação empresarial, que permite a criação de intranet, rede social corporativa e outros tipos de troca. 

04. Ferramenta de conferência, webinar ou reunião online

Mesmo as empresas que trabalham em regime híbrido podem ter a necessidade de fazer transmissões online em vídeo e áudio. Fornecedores, parceiros, clientes, investidores e outros agentes podem assistir e interagir por meio desse recurso. 

Assim, quando pensamos em transmissões online, há algumas ferramentas conhecidas. Veja:

• Google Meet, ideal para pequenas reuniões online, com interação entre todos os participantes;
• Zoom, adequado a conferências e eventos online maiores, permitindo que apenas os administradores tenham poder de fala;
• Jitsi Meet, ferramenta de código livre e aberto, ideal para empresas que estão começando e não podem arcar com os custos de uma opção paga.
• Skype, uma das mais antigas ferramentas de vídeo e reunião online;

Antes de contratar, é importante considerar o cenário da sua organização nos dias atuais e também a previsão de crescimento futuro. Além disso, não deixe de considerar aspectos como a facilidade de acesso e experiência do usuário. Quem vai interagir com suas comunicações precisa se sentir confortável frente às ferramentas escolhidas. 

Como a EJFGV pode te ajudar em relação a isso?

Como vimos então, a comunicação organizacional é importante para toda organização, uma vez que ela integra várias aspectos de um negócio, desde vendas até a imagem perante consumidores e investidores.

Assim, é importante contar com o auxílio de uma consultoria para alinhar a comunicação da sua organização.

Conheça a consultoria estratégica focada em estruturas empresariais clicando aqui.

Perguntas frequentes