O gerenciamento de projetos representa um conjunto de práticas utilizadas para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos de uma organização.
Gerenciar projetos de forma eficiente promove a comunicação e a coordenação da equipe, além de permitir um maior entendimento sobre os indicadores de desempenho.
Hoje na EJFGV você vai aprender o que é preciso para gerenciar projetos dignos dos melhores resultados no seu investimento. Agora, em primeiro lugar…
O que é gerenciamento de projetos?
Gerenciar um projeto é ter em mente quais são os objetivos da equipe com esse trabalho e o que será feito para atingir esses objetivos.
Ao mesmo tempo, você deve calcular quais recursos serão necessários para fazer isso e quanto tempo a equipe pode levar para atingir as metas planejadas.
Ao estabelecer as necessidades do projeto, você também deve se certificar de que todos os membros envolvidos no projeto estejam cientes dos objetivos e propósitos que o trabalho carrega.
Esse é o foco da gestão de projetos: fazer com que todos os membros e protocolos caminhem em uma linha planejada, gerando maior controle sobre tudo que acontece dentro do escopo do projeto para a empresa.
Portanto, antes de colocar a gerência em prática, é importante que sua equipe tenha essa definição fixa: um projeto representa um esforço temporário com o objetivo de estabelecer um produto ou serviço a longo prazo que seja da mais alta qualidade.
Então, resumindo, um gerente deve estabelecer o início, meio e fim do projeto, de acordo com os custos, recursos e prazos disponíveis. De maneira geral, todo projeto passa por quatro fases nessa linha do tempo, que serão melhor explicadas ainda nesse texto da EJFGV.
Por que a gestão de projetos é importante?
Um plano de projeto consistente só pode ser executado se tiver como garantia um ambiente adequado, além de pessoas dispostas e processos propícios. Dessa forma, o gerenciamento de projetos, como mostrado pela EJFGV, é o conjunto de ações que ajudam a elaborar e executar o planejamento do projeto.
Essa estratégia procura aplicar habilidades gerenciais e interpessoais no desenvolvimento de um dos seus serviços. Um investimento em estratégias eficientes aumenta muito as chances de resultados positivos retornarem.
Além disso, erros que tomariam um tempo extra e causariam gasto de recursos e perda de dados são evitados por um gerenciamento de projetos eficiente.
Assim, aplicando a gestão de projetos na sua empresa, você consegue reunir informações, registrar dados não previsíveis em tempo real e usá-los para tomar decisões guiadas por uma base de dados.
Ao rastrear essa trajetória do projeto, você pode, por exemplo, criar relatórios, analisá-los para encontrar brechas no calendário, inserir tarefas adicionais nas datas extras, estabelecer os próximos passos do projeto e estimar as deadlines para ações futuras.
Para saber como fazer esse planejamento sem perder nenhuma oportunidade, entenda abaixo quais são as quatro fases de um gerenciamento de projetos:
As 4 fases de um gerenciamento de projetos
As etapas de cada projeto são definidas pela organização ou pelo gerente, de acordo com os aspectos organizacionais, setor ou tecnologia disponível.
Essa delegação depende de que tipo de projeto está sendo desenvolvido, ou de que tipo de serviço está sendo oferecido. Mas é possível traçar 4 fases comuns a praticamente qualquer projeto, independentemente de fatores específicos. São elas:
1. Início do projeto
A primeira fase de todas serve para traçar todo o desenvolvimento do projeto. É nesse momento em que os objetivos são estabelecidos, além de ocorrer uma análise de restrições e possibilidades.
É nessa hora, também, que você determina os recursos que serão necessários ao longo do projeto. É o momento perfeito para marcar reuniões de kick off e alinhar toda a equipe.
2. Organização e planejamento
Nessa parte do projeto é necessário coletar as informações, estipular os custos, delegar as funções de cada membro da equipe e elaborar o cronograma, tendo os prazos sempre bem estipulados.
Para realizar um bom planejamento, quanto mais dados você obtiver, melhor será para o seu negócio. Pesquise registros documentais, faça cálculos de custos e metrifique os materiais disponíveis. Ou seja, deixe tudo pronto para que o projeto possa ser iniciado.
3. Execução
Mesmo adequando todos os processos ao intuito do projeto, imprevistos podem acontecer. Quando eles surgem, é necessário efetuar uma análise mais precisa das causas e, então, reorganizar o planejamento.
Dessa forma, a fase da execução é também a fase do monitoramento. Portanto, esteja sempre atento aos empecilhos e adversidades que podem surgir durante o andamento do projeto.
Monitorar o projeto e mensurá-lo a partir de indicadores de desempenho é essencial para que, caso surja um imprevisto, você saiba modificar o rumo do projeto de maneira correta.
4. Finalização do projeto
Após realizar todas as etapas anteriores, o projeto é concluído. Agora, ele está pronto para ser entregue ao cliente e você já pode fazer uma reunião para obter o feedback.
Ao fazer uma análise sobre tudo que foi realizado durante a execução, os integrantes da equipe obtém uma visão mais detalhada sobre o trabalho realizado e com certeza estarão ainda mais capacitados para os próximos projetos.
Assim, com essa organização toda definida, é possível mapear e gerenciar qualquer atividade estabelecida, desde a primeira reunião do projeto.
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