Se você é alguém que costuma viajar, provavelmente já deve ter recorrido a um mapa. Seja ele mais tecnológico, como o GPS, seja o clássico feito de papel, a função é a mesma: mostrar possíveis rotas para chegar a um ponto.
Utilizando um mapa podemos traçar caminhos mais rápidos, evitando trânsitos engarrafados ou trajetos desconhecidos e perigosos.
O mapeamento de processos segue por essa mesma lógica, e isso pode ajudá-lo com a organização e estratégia de sua empresa, trazendo resultados efetivos, diminuindo o gasto de tempo e garantindo qualidade em serviços e produtos.
Se o assunto lhe interessa ou se tem certa familiaridade mas ainda não sabe ao certo por onde começar, iremos esclarecer pontos primordiais para o seu sucesso e de seu negócio. Continue a leitura!
Mapeamento de processos: o que é?
Denominamos como processo uma sequência contínua de fatos ou operações com início, meio e fim que se transformam para formar um resultado.
O mapeamento de processos é uma ferramenta de gerenciamento de informações e comunicação dentro de uma empresa, tornando prático e objetivo o entendimento das etapas de uma produção.
Para que tais informações tornem-se claras, o mapeamento de processos é feito de forma visual, podendo seguir um modelo semelhante a um fluxograma.
Por exemplo, uma lanchonete que trabalha com a produção de sanduíches poderia adotar o seguinte mapeamento de processos:
Desta forma, podemos ter um controle de quantas pessoas serão necessárias para a execução dos processos e em quanto tempo teremos nosso produto disponível para o cliente.
Para que serve?
Talvez, observando o simples exemplo acima, não seja possível compreender o tamanho da importância em se fazer um mapeamento de processos, porém, os benefícios do mesmo são inúmeros quando feito da forma correta.
O mapeamento de processos trata-se de uma estratégia organizacional que visa entender como os processos funcionam. Assim, tarefas como produzir uma documentação padrão sobre o processo torna-se fácil e prático.
Como empreendedor, você tem ciência de que um produto com alto padrão de qualidade é essencial para o sucesso de uma empresa, mas essa qualidade não deve cair se alterada a pessoa que o produz.
Por isso, é extremamente importante ter o processo documentado para que possa ser seguido por qualquer pessoa, exatamente como uma fórmula.
Além disso, ao detalharmos nosso processo em forma de um mapeamento, podemos indicar melhorias em sua execução, talvez encontrando alguma etapa que possa ser substituída ou retirada, melhorando a qualidade e/ou o tempo de execução.
Ao termos o planejamento de produção como algo seguido à risca, podemos evitar o retrabalho, os prazos não cumpridos, custos maiores de processo, desgaste e desmotivação da equipe e dúvidas sobre como realizar os procedimentos.
Quais são os tipos de mapeamento de processos?
Cada empresa possui uma realidade e uma demanda diferente, por isso, existem vários tipos de mapeamentos de processos para que se enquadrem nessas especificações.
São as mais populares delas:
- Mapa de processos de atividades: representa as atividades com ou sem valor realizadas no processo. Esse tipo de mapeamento visa detalhar cada atividade que está subentendida a tarefa, como por exemplo, no caso de uma lanchonete que produz sanduíches, há todo o processo de higienização dos materiais e das mãos de quem executa o serviço.
- Mapa de processos detalhados: traz as minúcias de toda a produção, sendo mais extenso e indicado para empresas que trabalham com produtos caros e de difícil produção.
- Mapa de documentos: mapear o processo de execução de um documento pode ajudar a manter a organização de sua empresa e facilitar transações como empréstimos e investimentos de terceiros.
- Mapa de processo renderizado: representa o estado atual e/ou futuro de processos para mostrar áreas de melhoria. Deve ser executado conforme o andamento do processo e consultado com frequencia de modo crítico.
A escolha do tipo de mapeamento de processos depende também do tipo de estratégia tomada por sua empresa e deve se adequar ao que é esperado pelo público-alvo.
Como fazer um mapeamento de processo?
Após conhecer o mapeamento de processos e reconhecer qual se adapta melhor a realidade de sua empresa, chegamos ao momento de fazer seu próprio mapeamento de processos. Porém, é preciso ter cuidado.
Escolher qual será o tipo de mapeamento e como implementá-lo em sua empresa para uma adesão efetiva dos colaboradores é algo que você deve se atentar.
Por essas e outras questões, recomendamos que todo o processo seja acompanhado e orientado por um profissional da área.
A EJFGV trabalha para o crescimento das empresas de forma organizada através do mapeamento de processos. Entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar!
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