Em uma empresa, contar com um estrutura que organize as áreas, funções, atividades e hierarquia da gestão é essencial. A representação visual disso nas organizações recebe o nome de organograma. Neste artigo, vamos abordar um pouco mais sobre esta representação.
Continue a leitura para entender o que é o organograma, como representá-lo e quais os principais modelos. Aproveite!
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O que é um organograma?
Um organograma é a representação visual das relações de trabalho de uma empresa. Serve para apresentar cargos, funções, equipes e lideranças da empresa. O organograma hierárquico também pode ser adaptado para outras situações, como a estruturação de projetos e processos internos.
O modelo foi criado por Daniel McCallum por volta de 1854 e é usado até hoje, em empresas de diversos segmentos. Por ser uma ferramenta de simples entendimento, hoje o organograma é utilizado até mesmo para apresentar times de esportes coletivos, como o futebol.
Em empresas, normalmente os organogramas são formados por linhas, setas e retângulos.
Os retângulos apresentam o funcionário, seu nome, cargo, às vezes a foto, responsabilidades e informações de contato. As linhas e setas indicam as relações entre os profissionais.
Qual a diferença entre organograma e estrutura organizacional?
Muitas pessoas confundem o organograma com a estrutura organizacional. Acontece que, na realidade, o organograma é a representação visual da estrutura organizacional.
A estrutura organizacional é, então, a organização e hierarquia da empresa. Essa estrutura e a apresentação dela por meio de um organograma facilita a comunicação entre os setores da empresa e auxilia a gestão no trato dos colaboradores e dimensão de tamanho da organização, especialmente quando a mesma está em processo de crescimento.
Quais os 7 tipos de organograma?
Existem 7 diferentes tipos de organograma. Vejamos mais sobre eles:
1 – Clássico
Nesse modelo, as caixas de cargos ficam distribuídas por grau de importância, do topo até a base. Assim, quanto mais alto no organograma, mais alta é a responsabilidade e autonomia do cargo.
O modelo de organograma clássico é o mais conhecido no mundo corporativo e é chamado também de vertical. Esse tipo de organograma é muito usado, por exemplo, em empresas mais tradicionais.
Logo, no alto fica o presidente, depois os diretores, seguidos dos gerentes e suas equipes. Na base do organograma ficam os cargos operacionais.
2 – Horizontal
É bastante parecido com o organograma clássico, mas o organograma horizontal, apesar de utilizar o mesmo padrão, se diferencia tanto no sentido em que as informações são inseridas, como também serve para empresas cujo ambiente é mais informal.
Isso porque, não é um tipo de organograma que hierarquiza as funções de cima para baixo. O objetivo de horizontalizar é mostrar que, apesar de os cargos serem distintos, todos possuem o mesmo grau de importância e responsabilização, bem como, autonomia.
3 – Funcional
O organograma funcional é a representação gráfica, com linhas e caixas, das interações, hierarquias e relações entre uma função e outra. Serve para permitir a visualização, de forma clara, da estrutura organizacional de cada área.
Assim, podemos dizer que o organograma funcional é bastante similar ao clássico ou vertical. A diferença entre eles é o objetivo. Isto é, enquanto no vertical o intuito é mostrar a organização dos cargos dentro de uma empresa, o organograma funcional visa evidenciar as funções.
Por conta disso, é muito comum que nesse tipo de organograma sejam explicitados exatamente os nomes de cada função e cargo. Ao invés de especificar apenas que uma analista estará submetido a um gerente, no organograma funcional estará detalhado que o “Analista de Recrutamento e Seleção Sênio” será liderado pelo “Gerente de Novos Talentos”.
4 – Circular
O organograma circular, também chamado de radial, tem o intuito de acentuar a equipe. Por isso, nesse modelo, o CEO vai ao centro do círculo, enquanto os outros colaboradores, são postos lado a lado, formando o círculo de fato.
É o tipo mais moderno de organização empresarial, já que transmite melhor a ideia de colaboração. Por isso, é bastante usado em modelos de negócio com uma cultura disruptiva, como as startups.
5 – Linear
O organograma linear é o tipo mais distinto de todos. Nessa representação, em um eixo, tem-se a especificação das atividades e responsabilidades. No outro eixo, teremos o nome das funções ou cargos. O foco, portanto, é apresentar as funções, tarefas e responsabilidades de cada cargo, e não a hierarquia entre as funções.
No entanto, o organograma linear não é indicado para empresas cujos processos sejam muito complexos. Isso porque, por apresentar cada uma das atividades de cada área e as relações entre elas, o quadro pode ficar demasiado poluído.
6 – Matricial
Indicado especialmente para empresas com processos mais dinâmicos, o organograma matricial, assim como o vertical, visa apresentar a hierarquia empresarial, mas também, os grupos de trabalho divididos por suas competências. Neste exemplo de organograma, é mais fácil visualizar equipes, assim como profissionais que trabalham sem vínculo com uma área maior.
É um modelo flexível, que pode ser ajustado conforme as mudanças acontecem dentro das empresas, logo, é usado especialmente para representações de estruturas temporárias, por exemplo, projetos que reúnem pessoas de diferentes áreas do conhecimento.
7 – Em barras
No organograma em barras, o objetivo principal é mostrar a hierarquia entre cargos dentro de uma empresa. Para isso, são desenhadas barras de diferentes tamanhos, cada uma atribuída a um cargo ou posição. Quanto maior o cargo, maior será a barra, e também maior a responsabilidade do profissional.
Esse é, portanto, um modelo bastante parecido ao clássico, com foco puramente hierárquico.
Para que serve um organograma?
O organograma serve para identificar como funciona a organização, quem possui maiores responsabilidades, o que cada função exige e quem é responsável pela gestão de qual área e profissional. Além de ajudar a visualizar os setores da empresa, o desenho ainda pode colaborar na estruturação de projetos e processos internos.
Assim, para resumir, podemos dizer que um organograma na empresa serve para:
- formalizar divisões de tarefa, responsabilidades e hierarquia;
- evitar ou minimizar problemas de comunicação e conflitos internos;
- facilitar a compreensão de um setor ou projeto, por membros externos a ele;
- identificar gaps ou oportunidades de readequação de cargos, expansão ou redução de equipes.
- entre outros benefícios.
Como fazer um organograma?
Existem alguns passos simples para se fazer o organograma em uma empresa.
1. Defina o tipo, formato e objetivo do organograma
Em primeiro lugar, é importante definir que tipo de organograma você fará e sobre o que ele versará. Pode ser uma área, departamento, a estrutura toda da empresa, ou até mesmo um projeto ou processo interno.
Por exemplo, se for um organograma de projeto, você deverá identificar o melhor tipo de organograma para isso. Nessa situação, o organograma matricial é a alternativa mais indicada.
2. Compile os dados estruturais
O segundo passo é reunir as informações que serão esquematizadas no seu organograma. Você precisará, portanto, fazer o mapeamento de cargos, funções, responsabilidades e limites. Esses dados comporão cada uma das “caixas” da representação.
Em seguida, identifique a hierarquia existente entre os dados, e como cada item se relaciona com o próximo. Você pode anotar isso num documento de texto ou planilha.
3. Selecione a ferramenta para criar o organograma
É hora de criar a representação visual. Para isso, selecione uma ferramenta de criação de organograma. Nas próximas seções, trouxemos 5 opções de softwares para isso. Siga com a leitura para ver como fazer seu organograma em Excel, Word, Power point e mais duas ferramentas.
4. Teste o organograma e crie padrões de atualização
O organograma pode ser um desenho complexo, e colocar apenas um cargo ou função no local errado pode causar bastante confusão. Por isso, é fundamental revisar cuidadosamente cada item do cronograma, garantindo que não apenas a descrição, mas também os níveis hierárquicos, estão corretamente dispostos.
Ainda, lembre-se de manter o organograma sempre atualizado. Mudanças podem acontecer na empresa e pode ser necessário fazer algumas alterações. Portanto, se esse é um desenho permanente – como o organograma de um setor – crie uma rotina de atualização, semestral ou anualmente.
5. Disponibilize o organograma aos interessados, de forma simples
Não guarde seu organograma na gaveta! Ele pode ser uma ferramenta importante para entender a distribuição de cargos, funções e atividades. Tem o potencial, portanto, de minimizar ruídos de comunicação, conflitos e desentendimentos internos.
Por isso, armazene e disponibilize seu organograma em uma ferramenta de fácil acesso para os envolvidos. Você pode usar um software interno da empresa, como aqueles de gestão de documentos. Ou mesmo compartilhar a representação pelo Google Drive ou Microsoft OneDrive.
05 ferramentas para montar organograma
Precisar montar um organograma, mas não sabe onde fazê-lo? Hoje, existem dezenas de ferramentas acessíveis e gratuitas para fazer a criação. Separamos 05 das opções mais conhecidas e completas, abaixo. Confira!
Excel
Você pode usar um programa de planilhas para fazer o organograma, sendo os mais comuns Microsoft Excel ou Google Sheets. Neste caso, você precisará usar as células como “caixas” para especificar cada cargo ou função do organograma. Use, também a personalização de cores para criar diferenciações.
Microsoft Word, Google Docs ou outras ferramentas de edição de texto
Os softwares de edição de texto, como Word ou Google Docs, são boas opções para montar um organograma, porque possuem funcionalidades de “caixa de texto” e “linhas”. Geralmente, basta clicar na aba “Inserir” do programa, para encontrar esses recursos. Basta arrastar e preencher as informações, criando a representação com bastante liberdade.
Microsoft Power Point
Muitas pessoas optam por fazer o organograma da empresa no software de criação de slides Microsoft Power Point. Isso porque a ferramenta já conta com alguns modelos de organograma pré-prontos. Assim, basta escolher um modelo e preencher com suas informações, adaptando cores e tamanho dos elementos.
Miro
O Miro é uma plataforma online que permite, a partir de uma tela em branco, criar uma série de representações visuais. Você pode usar caixas de diferentes formatos e cores, criar linhas automáticas entre uma caixa e outra, inserir “post-its” digitais, e assim por diante.
Também é possível compartilhar seu board – ou seja, seu quadro branco – no Miro com outras pessoas, para que elas colaborem na edição.
Essa ferramenta de organograma é bastante intuitiva, porém há um limite para a criação de boards gratuitamente ali. A versão paga do Miro permite a criação de quadros de modo ilimitado.
Canva
O Canva é uma ferramenta de design online, com mais de 150 milhões de usuários ativos. O programa permite realizar muitas criações gratuitamente, e traz dezenas de modelos de organogramas gratuitos. As opções de tipografia, cores e estilos são mais amplas que em programas como o Word ou Power Point.
Recentemente, o Canva lançou também a funcionalidade de “quadro branco”, em que é possível construir representações sem limite de espaço.
3 exemplos de organograma empresarial
Para tornar o conceito ainda mais claro, que tal acompanhar alguns exemplos de organograma? Separamos 3 cenários abaixo.
– Organograma hierárquico ou de cargos
Esse é o tipo mais comum de organograma. Nele, o foco é fazer uma representação visual dos principais cargos em uma estrutura de equipe ou empresa. Cada cargo estará organizado e ligado por linhas, indicando também a quem cada profissional responde.
Esse exemplo de organograma é muito útil para apresentar a estrutura da empresa ou de um departamento para novos colaboradores, parceiros de negócio, fornecedores, investidores e outros.
– Organograma de projeto
O organograma de projeto é um exemplo de representação usado para visualizar a estrutura de hierarquia, responsabilidades e atribuições ao longo do desenvolvimento do projeto.
Esse tipo de organograma pode contemplar, inclusive, as diferentes etapas de um projeto. Pode ser desenvolvido de forma faseada, portanto.
– Organograma de processo
O organograma de processo é uma estrutura de representação visual que mostra a relação hierárquica e a passagem de responsabilidades dentro de uma equipe ou empresa, para concluir um processo.
Por exemplo, imagine o procedimento interno para aprovação de um contrato de fornecimento. Esse contrato pode passar de uma área para outra, ou de um profissional para outro, ao longo de sua elaboração, análise e aprovação. Neste contexto, é possível fazer um organograma para representar cada cargo ou profissional envolvido nessa operação.
Perguntas frequentes
Um organograma é uma representação visual das funções, cargos, e equipes de uma empresa. Mostra a relação entre os colaboradores, os times e as lideranças. São semelhantes a árvores genealógicas, mas ao invés de parentesco, mostram as relações de trabalho.
Existem 7 tipos de organograma. São eles:
1. Clássico;
2. Horizontal;
3. Funcional;
4. Circular
5. Linear
6. Matricial;
7. Em barras.
A palavra organograma tem origem na língua grega, a partir dos termos “organon” e “gramma”. Enquanto organon remete a “instrumento”, no sentido de trabalho, gramma indica “texto”, ou letra e grafia. Organograma é portanto, uma representação de um passo a passo ou estrutura de trabalho.
O organograma serve para visualizar facilmente as relações, vínculos, responsabilidades e hierarquia, entre diferentes indivíduos que compõem uma mesma empresa, equipe ou projeto.
Para criar um organograma, você precisará definir que tipo de representação pretende fazer. Depois deve coletar os dados que formarão o desenho, e escolher uma ferramenta para fazer a construção. Após criar a primeira versão, teste e revise-a. Por fim, lembre-se de disponibilizar o organograma para os interessados.
Ajuda para criar o organograma empresarial do seu negócio
O organograma é importante para identificar como funciona a organização, quem possui maiores responsabilidades, o que cada função exige e quem é responsável pela gestão de qual área e profissional.
Como fazer um organograma?
Definir qual organograma usar, quando aplicar essa técnica e, principalmente, como estruturas as áreas da sua empresa, pode ser uma tarefa difícil.
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