POP, ou Procedimento Operacional Padrão, é um documento que traz as especificações padrões de uma determinada operação dentro do ambiente empresarial.
Ele fica responsável por trazer um detalhamento de como cada ação deverá ser realizada, por meio de procedimentos específicos que podem variar de acordo com a finalidade.
Ele ajuda a garantir resultados mais consistentes e que satisfaçam todos os pré-requisitos de qualidade da empresa. Além disso, se encaixa na categoria de gestão e mapeamento de processos.
Você irá conferir tudo o que precisa aprender sobre o POP e a padronização de processos neste artigo!
Leia abaixo:
O que é POP?
O termo POP e o seu funcionamento são bem simples de serem entendidos. Para ficar mais simples ainda, podemos pensar nele e compará-lo com a memória humana.
Pense em todas as tarefas cotidianas que você realiza todos os dias, como escovar os dentes, tomar banho, etc. Essas atividades são “automáticas”, mas internamente é como se elas seguissem um roteiro, como um POP.
Até mesmo outras ações que possuem procedimentos mais complexos e que demandam mais atenção. No final das contas, são realizadas também de forma automatizada, mas ainda assim o cérebro precisa “seguir um roteiro” de conceitos que já existem no inconsciente do indivíduo. Tudo isso graças às “POPs cerebrais”.
A semelhança que tentamos evidenciar por meio dessa comparação é que a padronização de processos objetiva resultados previsíveis e bem sucedidos.
Então, podemos definir o POP como um documento que pré-estabelece detalhadamente as práticas e recomendações em relação a um processo dentro da empresa.
Isso é ótimo, uma vez que ajuda ainda a diminuir as chances de desvios, erros ou quaisquer imprevistos no andamento de uma atividade. Dessa forma, se conecta diretamente com a qualidade do serviço e também com a segurança, pois garante que tudo saia como planejado e alcance o sucesso.
Qual sua finalidade?
A finalidade principal dessa ferramenta é evitar quaisquer falhas que possam comprometer as operações da empresa e causar aumentos de custos inesperados.
Então, ele atua na linha de frente para assegurar que tudo saia e seja executado como foi planejado, o que de certa forma reduz as variabilidades nos processos que poderiam acarretar em desperdícios para a empresa e aumento de custos.
Seu principal foco também pode ser definido como a busca pela otimização do funcionamento das equipes, bem como assegurar também o aumento da produtividade no ambiente de trabalho.
Qual sua importância?
Tenha em mente que a cadeia produtiva de qualquer empresa está intrinsecamente ligada com a integração de diversos processos e atividades distintas. Então, a padronização deve ser aplicada a todos esses processos, e não somente a um de forma isolada, pois isso desconsideraria algumas funções essenciais.
Então, se a execução de apenas um processo não estiver alinhada com o restante, isso pode afetar a qualidade final de qualquer produto e qualquer categoria de empresa/indústria.
Pense em uma indústria alimentícia. Os alimentos produzidos devem passar por etapas de higienização, testagem, etc. Se uma dessas etapas não for cumprida ou feita de forma inadequada, o produto final não estará apto à comercialização.
Portanto, os POPs também devem estar alinhados com o objetivo de prever possíveis problemas, adversidades, atrasos ou emergências repentinas, o que pode ajudar para orientar os colaboradores sobre as medidas certas a serem tomadas em cada um desses cenários prováveis.
Quais as suas vantagens?
Para compreendermos melhor as vantagens de um POP, devemos seguir a mesma linha de raciocínio explicada anteriormente: tudo depende do seguimento de etapas bem definidas e que interagem entre si para garantir o melhor resultado benéfico possível.
Quando o desenvolvimento de uma atividade ocorre de forma desorganizada, não linear e seguindo apenas intuições, o resultado final pode ser comprometido negativamente.
Pensando nisso, o POP traz uma série de benefícios, listados abaixo:
- Produção e logística: a repetição de uma atividade com métodos e estratégias específicos, fica mais fácil prever os seus resultados;
- Minimização de erros e desvios: os colaboradores e outros envolvidos no desenvolvimento da tarefa devem seguir o documento, o que ajuda a diminuir as chances de falhas indesejadas;
- Aumento da qualidade: como essa ferramenta ajuda a diminuir as falhas, a produtividade e a qualidade também são estimuladas e ampliadas, à curto ou longo prazo;
- Capacitação e treinamentos: a guia de um POP ajuda a transmitir todo o tipo de conhecimento mais facilmente e mais eficientemente para novos ingressantes na empresa;
- Alinhamento com promessas aos clientes: esse documento evita também quaisquer possibilidades de improvisos, o que faz com que o produto entregue ao cliente seja o mesmo que foi prometido no começo.
0 comentário