Qualquer pessoa à frente de um projeto sabe o tamanho da responsabilidade que tem de ser encarada.
Para que nenhum erro seja cometido no meio do caminho ou para que nenhuma confusão seja feita, a ferramenta WBS surge para estruturar detalhadamente as fases de projetos variados.
Desse modo, fica mais fácil visualizar quais etapas cumprir primeiro e quem fica responsável pelo o que.
Quer saber mais? Leia este artigo:
O que é uma WBS?
WBS, em inglês, é a sigla para Work Breakdown Structure, que traduzido significa Estrutura Analítica de Projetos, ou EAP.
O termo trata de uma ferramenta bastante utilizada por gestores que desejam dividir projetos em segmentos menores.
Ele é uma ótima alternativa para um melhor gerenciamento de trabalhos muito complexos, pois simplifica a compreensão e análise de etapas de um processo. Além disso, fica mais fácil também das pessoas envolvidas no projeto, os stakeholders, terem contato com maiores detalhamentos sobre determinado tópico.
De forma bastante geral, esse método pode ser aplicado em diversos projetos, não existindo uma restrição de modalidade, etc.
Então, de forma resumida, ela surge como uma maneira mais simplificada de realizar a organização de projetos gerais.
Na divisão geral de uma tarefa, cada nível representa uma parte importante de seu desenvolvimento e não funciona de forma independente, pois etapas devem ser seguidas.
Ademais, também não existe uma regra definida para o número de etapas que devem ser elaboradas. Isso é muito relativo, uma vez que depende diretamente do nível de complexidade de um projeto. Por exemplo, um serviço de marketing provavelmente terá uma WBS menor que uma de um projeto de construção de um edifício.
Quais os seus tipos?
Como dito acima, existem diversos tipos de projetos e, portanto, são necessários diversos tipos de WBS também, para se aplicar as especificações de cada projeto. Confira alguns a seguir:
- Por fases: seu ponto de análise são as fases de todo o andamento do projeto, do início até o seu fim;
- Por entregas: leva em conta aquilo que deve ser produzido em cada projeto;
- Por equipes: para dar seguimento a um projeto, leva em conta as áreas e competências que ele envolve;
- Por subprojetos: usado para organizar um projeto grande a partir de projetos menores;
- Híbrida: pode ter como ponto de análise 2 ou mais questões envolvidas ao projeto em si.
Tenha em mente que cada estrutura a ser implementada deve condizer com os aspectos do projeto específico que você deseja segmentar. Além disso, eles podem servir como parâmetro para futuras estruturações a serem realizadas.
Qual sua importância?
Com o objetivo de orientar um planejamento mais assertivo de projetos, a WBS desempenha grande importância para facilitar o entendimento claro de cada etapa.
Suas finalidades são explicadas mais detalhadamente a seguir:
Melhor orientação de um projeto desconhecido
Qualquer método de organização possui o objetivo de clarear o entendimento acerca das etapas a serem seguidas.
Para construir uma WBS, o responsável por ela deve realizar uma coleta severa dos dados necessários para seguir com o desenvolvimento do projeto e organizar todas essas informações de forma hierárquica e sequencial.
Melhor entendimento das funções de cada um
Ressaltando: a WBS otimiza, e muito, o fluxo de trabalho em qualquer âmbito. Desse modo, permite que as pessoas envolvidas em determinado processo compreendam bem a sua função e desempenhem ela de forma adequada.
Criação de um cronograma mais preciso
A WBS também é uma ótima opção para estruturar cronogramas com mais precisão, sem a necessidade de que estes sejam alterados diversas vezes de maneiras inesperadas e indesejadas.
Isso pois, com uma divisão mais detalhada das funções de cada um e como estas devem ser desempenhadas, fica mais fácil estabelecer prazos para as entregas, etc.
Melhor controle de riscos
Todo bom planejamento constitui uma melhor previsão para possíveis riscos e, consequentemente, uma preparação mais antecipada para eles. Tudo gira em volta de um conhecimento profundo sobre todas as características do projeto e de seu andamento.
Por exemplo, quando pensamos na construção de um edifício, sabemos que algumas etapas não podem ser realizadas antes de outras (ex: não se pode construir as paredes sem que antes o chão esteja bem estruturado), caso contrário o projeto falharia.
Então, o departamento de GP responsável por todo esse planejamento deve levar em conta aspectos importantes que podem implicar no atraso da realização de algumas etapas. Questões climáticas, tecnológicas, pessoais de cada colaborador, etc. são exemplos de elementos a serem pensados.
O que considerar para fazer uma WBS?
Devemos reforçar a ideia de que precisam ser seguidos alguns passos essenciais para se construir uma WBS corretamente.
São eles:
- Coleta de dados do projeto: o gerente do projeto deve manter um contato constante com o cliente para passar para o time o que deve ser feito;
- Termo de abertura do projeto: esse é um documento que contém todos os dados essenciais de um projeto, como stakeholders, riscos, etc;
- Decomponha o projeto: é aqui que a WBS começa a ser, de fato, construída;
- Dicionário: os dados aqui contidos facilitarão a visualização da WBS. Você pode associá-lo à matriz RACI.
A WBS é uma ferramenta poderosa que pode ser exatamente aquilo que falta para você alcançar o melhor gerenciamento de projetos possível.
Entre em contato agora mesmo com a nossa equipe e agende uma reunião de diagnóstico para começar ainda hoje a construir a sua!
Texto escrito por Guilherme Germanos, presidente da EJFGV.
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