Você já pensou em auditar os processos e documentos da sua empresa? Sabe como fazer uma auditoria?
Se a sua resposta foi negativa, você não está sozinho(a). Uma pesquisa realizada com empresas brasileiras, em 2023, mostrou que 23% das organizações ainda têm um cenário muito fraco quando se trata de auditoria interna. Isso significa que elas não possuem sequer a estrutura de equipe e recursos básicos para auditar.
Por isso, neste artigo, reunimos os 6 passos básicos para fazer uma auditoria. Antes disso, no entanto, você vai entender de uma vez por todas o que é e quais são os tipos possíveis. Vamos lá?
O que é auditoria de empresa?
A auditoria de uma empresa é um procedimento sistemático para avaliar as atividades, processos internos, registros e documentos da organização, em um determinado período do passado – como um semestre ou ano.
O objetivo da auditoria empresarial é avaliar a conformidade do negócio frente à normas, regulamentos e procedimentos estabelecidos pela própria empresa, ou por entidades exteriores a ela, como o judiciário, órgãos de controle, agências reguladoras e assim por diante.
Significa dizer, portanto, que a auditoria é o processo organizado que permite olhar para o passado recente de uma empresa e verificar se seus colaboradores, fornecedores e parceiros estão seguindo as diretrizes e políticas internas. Mas também se eles estão cumprindo as normas e leis gerais em vigor.
Para que serve uma auditoria empresarial?
Assim, podemos dizer que uma auditoria corporativa ou empresarial tem o papel principal de identificar inconsistências, fraudes ou desvios.
Mas, não apenas isso. Na prática, essa estratégia acaba servindo também para:
- Assegurar a integridade e confiabilidade da organização como um todo para seus stakeholders;
- Aumentar a transparência das operações empresariais;
- Reduzir riscos de sanções, multas, advertências e outras penalidades;
- Identificar gargalos, problemas operacionais, incongruências e outras contradições que podem afetar a sustentabilidade e perenidade da empresa;
- Melhorar a imagem da empresa perante investidores;
- Aumentar a governança interna;
- Atender a requisitos de compliance.
Como você pode ver, a lista de vantagens obtidas ao auditar sua empresa é enorme. Assim, se você está se perguntando “minha empresa precisa fazer auditoria?”, a resposta é: sim. Todo tipo de empresa pode se beneficiar desse procedimento, em maior ou menor grau.
Quais os tipos de auditoria?
A auditoria tem dois tipos principais, a depender de quem a executa: auditoria interna e externa. Confira o que está contemplado em cada um desses tipos
Auditoria interna
Auditoria interna é aquela realizada pelos próprios membros de uma empresa, como seus funcionários e gestores.
A principal vantagem da auditoria interna é o custo reduzido dela. Afinal, não é preciso gastar com a contratação de terceiros.
Por outro lado, o maior risco é o conflito de interesses. Quando pessoas que trabalham na organização são responsáveis por auditá-la, eles podem acabar sendo omissos ou lenientes com certos tipos de conduta ou desvios.
Auditoria externa
A auditoria externa, como o próprio nome sugere, é executada por pessoas ou organizações externas à operação da empresa que será auditada. Muitas vezes, quem assume esse papel são profissionais especializados – os “auditores” – ou mesmo empresas nichadas na área.
Apesar de oferecer menos riscos e transparecer maior confiabilidade, a auditoria externa exige envolver pessoas que não tem conhecimento aprofundado dos fluxos e processos da organização – o que pode ser um desafio.
Também costuma custar mais aos cofres da empresa. Profissionais de auditoria autônomos podem cobrar menos, mas é comum que uma auditoria custe alguns milhares de reais.
Como fazer auditoria interna? Em 6 passos
Não existe receita pronta para auditar. Apesar disso, há um passo a passo básico que deve ser seguido em qualquer tipo de auditoria. Confira como fazer a sua.
1. Planeje o escopo e cronograma da auditoria
Defina os objetivos, escopo técnico, critérios e cronograma auditoria. Isso passa por mapear quais departamentos da empresa serão auditados áreas, quais os processos internos e documentos serão analisados e qual o objetivo final da sua entrega.
2. Forme uma equipe e distribua responsabilidades
Lembre-se que os profissionais para a auditoria precisam ter independência em relação ao setor auditado. Eles também devem ter capacitação técnica para auditar aquela área.
Se necessário for, conduza treinamentos internos, para capacitar os escolhidos. Além disso, delimite claramente o que cada um precisará fazer e qual o prazo das entregas.
3. Começa a coleta de informações e registros
Nesta etapa, deve-se reunir todos os dados relevantes para o procedimento de auditoria. Dependendo do escopo dela, você precisará coletar políticas internas, desenhos de fluxos, minutas e contratos, registros financeiros, dados operacionais e muito mais.
Essa fase é o coração da auditoria. Sem as informações certas em mãos, não será possível avançar para o próximo passo.
4. Faça a análise e verificação de conformidade
De posse das informações, é hora de comparar esses dados com as normas, regulamentos e diretrizes internas – bem como, com a legislação externa.
Conforme a análise é feita, documente as não-conformidades, sinalize possíveis gaps, pontos de melhoria, e baseie cada conclusão em documentos e registros claros e inequívocos.
5. Elaboração e apresentação do relatório de auditoria
Agora que você já analisou os dados e coletou insights, é hora de formalizar o que foi encontrado em um relatório claro e embasado em evidências concretas.
O relatório costuma ser um documento de texto, que pode conter gráficos, tabelas e outras representações visuais. Nele, são condensados os pontos positivos e negativos encontrados.
Desvios, falhas e inconsistências devem ganhar destaque de acordo com a gravidade de cada uma delas.
Sempre que possível, sinalize qual as possíveis causas de cada problema encontrado. Deixe evidente, ainda, os impactos dele para o presente e o futuro da organização.
6. Plano de ação e monitoramento
Após a apresentação do relatório, é hora de desenhar um plano de ação para corrigir os desafios encontrados pela auditoria. Considere construir esse plano em conjunto com os colaboradores e líderes da empresa.
Conforme o tempo passa, crie rotinas de acompanhamento dos resultados para garantir que as mudanças estão sendo implementadas.
Muitas vezes, o plano de ação pode estipular a realização de auditorias periódicas. Esses novos procedimentos colaboram para manter a empresa sempre em conformidade, e estimular a melhoria contínua.
Auditoria por área da empresa: conheça as mais comuns
Nem sempre será necessário fazer uma auditoria geral de toda empresa. Pelo contrário, pode ser mais eficiente escolher áreas críticas da organização, para começar.
A vantagem de auditar por setores da empresa é, certamente, poder se aprofundar nos processos, registros e fluxos de trabalho de cada departamento.
Então, confira os tipos de auditoria setorizada mais comuns em empresas brasileiras.
Auditoria jurídica e de contratos
A auditoria jurídica é aquela que foca em avaliar a adequação da empresa perante à legislação vigente no país. Ela vai observar os processos judiciais da organização, as advertências e sanções já recebidas, as causas-raíz mais comuns em ações judiciais contra a empresa, e assim por diante.
Em alguns casos, ela pode acontecer de modo conjunto com a auditoria de contratos. Neste caso, profissionais especializados na área vão observar a natureza e características dos contratos vigentes da empresa.
O foco, neste último caso, é criar padrões de contratação que resguardem a organização, evitando problemas futuros.
Auditoria financeira
A auditoria financeira é focada na movimentação de capital de uma organização. Neste caso, a auditoria vai focar principalmente na revisão dos valores que entram e saem da organização.
Aqui, o foco está em encontrar movimentações irregulares, corrupção, desvios, e pode até mesmo trazer insights para que a empresa economize recursos.
Auditoria fiscal e tributária
Na auditoria fiscal e tributária – executadas conjuntamente, ou de modo separado – o objetivo é avaliar como a empresa responde às obrigações a ela impostas pelo fisco.
Além de verificar se a empresa está atendendo a todas as exigências fiscais e em dia com todos os tributos, esse tipo de auditoria pode ir um passo além. É possível que, ao final do procedimento, a empresa identifique oportunidades de adequação para reduzir sua carga tributária, acarretando assim na redução de custos.
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Perguntas frequentes
A auditoria empresarial é um processo sistemático de avaliação das atividades, processos e registros de uma organização em um período passado. Seu objetivo é garantir conformidade com normas internas e externas, identificar falhas e promover transparência, reduzindo riscos e fortalecendo a governança corporativa.
A auditoria pode ser feita por pessoas que integram o quadro de colaboradores da empresa, caso em que ocorre a “auditoria interna”. Em outro caso, pode ser feito por auditores terceirizados ou empresas especializadas contratadas para esse fim. Nesse cenário, temos a “auditoria externa”.
Não existe uma periodicidade específica para a auditoria de uma empresa. Contudo, é comum que empresas façam ao menos uma auditoria por ano.
As fases de uma auditoria são 06:
– Planejamento;
– Formação da equipe e distribuição de responsabilidades;
– Coleta de informações e registros;
– Análise e verificação de conformidade;
– Elaboração e apresentação do relatório;
– Plano de ação e monitoramento.
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