Organizar as demandas do dia a dia de uma empresa é essencial para que nenhum colaborador se sinta sobrecarregado. Fazer essa organização exige o uso de técnicas e ferramentas que auxiliem no controle de tarefas da equipe.
Isso porque, dessa forma, o time sabe exatamente o que é prioridade, quais são as tarefas diárias e o que pode ser deixado para depois.
Neste artigo, vamos falar sobre essas técnicas e quais ferramentas podem auxiliar nesse controle.
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O que é o controle de tarefas
O controle de tarefas é um processo utilizado para listar, priorizar e acompanhar as atividades de uma empresa. É uma maneira de ter maior previsibilidade nas entregas e medir a produtividade de uma equipe.
Apesar de o nome ser “controle de tarefas”, o objetivo desse processo é justamente o oposto. Isto é, este processo pode evitar situações desconfortáveis e insatisfação dos colaboradores, já que, com as ferramentas e técnicas corretas, os líderes podem fazer o gerenciamento do time sem ser invasivo ou extremamente rígido e controlador.
Isso porque, nesse método se distribuem as tarefas de maneira mais justa, já que, o líder consegue ver como estão as demandas de cada colaborador. Também é possível indicar deadlines que não onerem a equipe e ser uma espécie de guia para manter o trabalho em um flow que faça sentido para a empresa.
Quais são as principais técnicas para controle de tarefas
Fazer o controle de tarefas é um método que exige algumas técnicas e ferramentas. Falaremos agora sobre algumas técnicas que podem ser empregadas no dia a dia de uma empresa para gerenciar as atividades de uma equipe.
SCRUM
Uma técnica bastante conhecida no mundo corporativo é o SCRUM. Importada dos processos utilizados por desenvolvedores de softwares, trata-se de uma técnica que divide a atividade em Sprints. Funciona assim:
Um colaborador tem uma entrega completa para fazer ao final de um mês de 4 semanas. Se este começou a atividade no início do mês, ele deve dividir a tarefa em micro entregas. Supondo que ele acordou com seu líder de realizar entregas semanais, então, ele deve montar 4 sprints. A cada uma, ele deve fazer uma entrega parcial. Ao final do mês, a entrega estará completa.
Kanban
O Kanban é uma técnica de controle de tarefas mais antiga e também comumente utilizada no mundo corporativo. Assim como o Scrum, ele divide as entregas. A diferença aqui é que ele é feito em listas: a fazer, fazendo e feito.
Assim, os líderes conseguem acompanhar o andamento das atividades e quando, aproximadamente, estas serão entregues. Além disso, os líderes conseguem auxiliar sua equipe na definição das prioridades.
Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower também é uma técnica muito interessante para auxiliar no controle de tarefas, uma vez que, ela é excelente para definição de prioridades. Funciona assim:
Quais são as principais ferramentas para controle de tarefas?
Além de saber quais os métodos auxiliam no controle de tarefas, é essencial contar com ferramentas que permitam colocar em práticas essas metodologias de gerenciamento de atividades e tarefas.
Conheça as 5 melhores ferramentas para gestão de tarefas a seguir:
Trello
Ideal para aplicação do Kanban, o Trello é uma ferramenta de controle de tarefas excelente para organizar o dia a dia de trabalho em qualquer empresa. Além da ferramenta Kanban, o Trello permite organização de calendários, atribuição de tarefas, organização por prioridade e tipo de tarefas, etc.
Asana
O Asana também é uma ferramenta excelente para quem deseja aplicar o Kanban. Entretanto, é geralmente utilizado para um controle mais completo. Isso porque, a ferramenta permite que a equipe se comunique entre si, auxilia na priorização de tarefas e permite a análise da produtividade da equipe por meio de seus relatórios.
Notion
O Notion é uma plataforma muito completa. Isso porque, ela permite organizar desde atividades em uma empresa, até atividades pessoais. Além disso, é excelente para gestão de projetos, já que possui templates pré-prontos que auxiliam no controle de tarefas destes projetos.
Além disso, o Notion também permite a organização por áreas, sendo principalmente útil para áreas de desenvolvimento de software e marketing.
Planner Microsoft
O Planner da Microsoft, assim como o Trello, também é excelente para quem utiliza o método Kanban para controle de tarefas. Entretanto, esta ferramenta é paga, diferente das outras onde é possível utilizar versões free.
O lado positivo é: se sua empresa já usa outras ferramentas da Microsoft, é possível que o Planner esteja incluso no seu plano.
Vale lembrar também que, por esta ferramenta, se tem mais garantia em relação à segurança das informações.
Airtable
Outra ferramenta excelente para a gestão de projetos é o Airtable. Ele também pode ser utilizado em diversas áreas e possui visualizações diversas, como o calendário, grid, timeline e Kanban. Ele possui uma versão free, mas também possui versões pagas. A versão gratuita, no entanto, pode chegar a seu limite, obrigando o usuário a adquirir a versão paga.
Quais os benefícios da gestão de tarefas?
Utilizar essas técnicas e ferramentas para o controle de tarefas traz inúmeros benefícios para empresas de qualquer segmento. Alguns deles são:
- Centralização das atividades;
- Maior organização;
- Priorização de tarefas;
- Melhor distribuição das atividades;
- Melhorias no trabalho em equipe;
- Não sobrecarrega nenhum colaborador.
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Qual a importância do controle de tarefas?
Toda empresa existe para solucionar uma demanda. Logo, em um mercado competitivo, a empresa com a melhor entrega é a selecionada para sanar a demanda dos clientes. E a escolha, quem faz, é o próprio cliente.
Assim sendo, atrasos, produtos mal feitos, comunicações incorretas, entre outras adversidades podem prejudicar o faturamento de uma empresa, quando não, chegar até a situações mais drásticas. Algumas chegam a falir por problemas em seus processos.
Pensando nisso tudo, manter um controle de tarefas se faz essencial para garantir a excelência das entregas de uma companhia. Com uma gestão de atividades bem feita, problemas são identificados com mais rapidez, e, por consequência, resolvidos também com mais velocidade. Não prejudicando assim, os lucros da empresa.
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