Você já ouviu a frase “se tudo é urgente, nada é urgente”? Normalmente, é utilizada por mentores de carreira e mercado de trabalho quando o assunto é a organização das atividades nas empresas – e na vida dos colaboradores. A frase, além de ser bastante real, resume um pouco do conceito da matriz de gut. Você conhece essa fórmula?
Se não conhece, não se preocupe! Nós vamos te ajudar a entender melhor neste artigo. Quem sabe você já não o aplica no seu negócio, não é mesmo?
Vamos lá!
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O que é a matriz de gut?
Em primeiro lugar é necessário compreender o que é a matriz de gut. Também chamada de matriz de prioridade, a matriz de gut é uma ferramenta que auxilia na execução de atividades conforme sua prioridade.
Foi desenvolvida em 1980 como parte do método de Charles Kepner e Benjamin Tregoe e busca analisar as tarefas e organizá-las de acordo com seu grau de importância e ordem de execução.
A sigla GUT significa: Gravidade, Urgência e Tendência, definindo critérios que determinaram a ordem do trabalho.
Assim, temos que:
Gravidade
É a classificação referente ao impacto de determinada atividade tem na empresa, ou seja, o quanto a operação será afetada caso ela não se realize.
Urgência
Já a urgência se refere ao prazo para a realização da demanda. Assim, quanto mais próximo o prazo de entrega, mais urgente será a atividade. Além disso, a análise de urgência deve ser feita cautelosamente, para se entender as consequências do atraso da entrega – ou falta dela.
Tendência
Se refere a tendência que um problema tem a piorara. Logo, se a tendência for muito prejudicial, o ideal é subir a atividade na ordem de execução.
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Como montar uma matriz de Gut?
Para montar a matriz de gut, 3 passos são necessários: listar os problemas, definir as prioridades e calcular o gut. Vejamos
1. Listagem de problemas
A listagem de problemas, nada mais é que fazer uma lista contendo todas as atividades a serem realizadas. Aqui vale todas as demandas da área, do colaborador ou da empresa, fica a critério de cada um como será feita a divisão.
2. Definição de prioridade
Para definir as prioridades, as atividades devem ser classificadas por meio de pontos, que vão de 1 a 5, sendo o 1 os de menor gravide, urgência e pouca tendência e 5 os de maior gut.
Exemplificamos na tabela a seguir:
3. Calcular o gut
Por fim, é chegado o momento do cálculo do gut. Para isso é simples: para cada atividade, se dá uma pontuação de gravidade, urgência e tendência. Então, você faz a multiplicação dos valores.
Logo, a forma de calcular o gut é por meio da fórmula:
GUT=GxUxT
Assim, vamos supor que uma empresa tenha 3 problemas (A, B e C) e precisa decidir qual deles deve resolver primeiro. Eles têm as seguintes pontuações:
Com a pontuação, podemos perceber que a ordem de execução das atividades é, então: A> C > B. Assim, a organização e priorização fica mais fácil e a produtividade fica muito melhor.
Pode até ser interessante fazer isso “de cima para baixo”, isto é, fazer o cálculo da empresa, depois da área e por fim, por colaborador.
4. Plano de ação
Por fim, a última etapa é a elaboração do plano de ação de cada uma das atividades, com a matriz (ou as matrizes, caso a última dica do tópico 3 seja seguida) fica mais fácil entender quais as prioridades e fazer a organização e priorização das atividades.
Você pode aliar a matriz com outros métodos ágeis, como o Kanban ou o SCRUM, para uma organização ainda melhor.
Dicas para aplicar a matriz de gut?
Antes de fazer a listagem das atividades, um ponto que deve ser observado na aplicação da matriz de prioridade é o objetivo – ou os objetivos – da empresa. Isso porque, para definir gravidade, urgência e tendência, é necessário entender o porquê de uma atividade levar determinada pontuação.
Além disso, outra dica importante para aplicação da ferramenta é o envolvimento dos colaboradores. Isso porque, é bastante possível que você não consiga perceber alguns entraves na hora de hierarquizar as atividades, mas que alguém do seu time consiga notar e auxilie na distribuição dos pontos.
Outro ponto necessário de ter atenção é a atualização da matriz. Por isso, a indicação de usar matriz de prioridade junto a outra metodologia ágil como Kanban ou SCRUM é essencial, uma vez que, com elas, as atividades que forem sendo realizadas vão saindo dá matriz para dar lugar a outras.
Por fim, permita que toda a equipe tenha clareza do projeto e de quais atividades devem ser realizadas primeiro. Um time alinhado faz toda a diferença na produção da empresa.
Qual a principal vantagem da matriz de gut?
Além de auxiliar na organização da empresa, e consequentemente, no aumento da produtividade, a matriz de gut também é simples de fazer e de usar e ainda auxilia na redução de falhas e no acompanhamento das atividades por parte dos líderes, evitando sobrecarga e fazendo melhor distribuição de tarefas.
Como definir prioridades em projetos?
A definição de prioridades em projetos é, muitas vezes, uma dificuldade dos gestores. Em muitos casos, parece que tudo é importante e urgente e separar o que é “mais urgente”, “mais grave” ou com “maior tendência a piorar” é uma tarefa quase impossível.
No entanto, é importante que o gestor sempre olhe para o impacto que a atividade terá no mercado, na sociedade e na empresa. Tendo isso em mente, é mais fácil definir as pontuações das tarefas.
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Perguntas frequentes
Para montar uma matriz de gut deve-se construir uma tabela com as seguintes colunas: atividades que precisam ser executadas, gravidade, urgência e tendência a piorar. Depois, listam-se as atividades que devem ser realizadas e dá-se uma pontuação conforme os tópicos citados (gravidade, urgência e tendência a piorar). A multiplicação destes tópicos dá o resultado do cálculo.
Após a realização da multiplicação de gravidade, urgência e tendência, para definir as atividades prioritárias, organiza-se a ordem de execução destas tarefas. O cálculo que teve maior resultado é o primeiro na ordem de prioridades e o de menor resultado é a última atividade que deve ser realizada.
São os passos da matriz de gut:
1. Listagem de problemas;
2. Definição de prioridade;
3. Cálculo do gut;
4. Plano de ação.
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