O ERP é um sistema automatizado de gestão de dados que permite análises aprofundadas e otimiza o relacionamento entre os setores de uma empresa.
Esse é um modelo ainda pouco conhecido por grande parte dos investidores, ainda que demonstre grande eficiência em suas aplicações.
Nesse artigo, vamos te explicar os detalhes por trás do sistema ERP e dos tipos a serem selecionados, além de te ajudar a identificar qual deles é o melhor para o seu negócio.
Para saber mais, continue sua leitura.
O que é o sistema ERP?
A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais, e representa um sistema de acompanhamento facilitado e integrado de dados através de um software que, por sua vez, é capaz de realizar diagnósticos precisos sobre os planos de ação necessários.
Essa plataforma funciona como uma base de dados, que através da junção de informações, consegue comunicá-las e realizar inferências mais profundas e assertivas.
Como o sistema consegue considerar todos os departamentos, é possível otimizar suas interações e aumentar a sinergia entre os setores para otimizar todo o processo produtivo.
Como o software ERP funciona?
A estrutura do sistema ERP é formada por três partes principais, veja só:
Apresentação
É aqui que funciona a comunicação entre usuário e sistema.
Através do preenchimento de formulários, os dados serão adquiridos para que possam ser processados na próxima etapa.
Processamento lógico
Essa é a etapa de integração dos módulos, dos quais falaremos mais adiante.
É daqui que saem as respostas para possíveis solicitações do usuário e é onde os dados são geridos. Para que a segurança esteja em dia e que os processos empresariais tenham continuidade, é necessária uma atualização periódica.
Armazenamento
Essa é a parte que mais se assemelha a uma base de dados.
As informações processadas na etapa anterior são então armazenadas aqui, onde podem ser acessadas a qualquer momento, além de extraídas e convertidas em PDF, por exemplo.
Como o sistema ERP é aplicado nas empresas?
A principal função do sistema ERP é a de facilitador de gestão. Seu funcionamento permite:
- Administração de contas;
- Monitoramento de vendas;
- Gestão de pessoas;
- Acompanhamento de pedidos;
- Gestão de estoque;
- Estratégias de marketing;
- Entre outros.
Dessa forma, fica fácil compreender que a aplicação desse sistema funciona de forma geral. Isso permite que a comunicação entre os departamentos e entre os membros de cada um se torne muito mais fluida e otimizada, refletindo no funcionamento da empresa como um todo.
Aplicação em empresas de diferentes portes
Por ser um sistema de integração que comporta uma grande quantidade de informações, é comum pensar que ele é mais adequado para grandes empreendimentos, o que não é necessariamente verdade.
Em empresas de pequeno porte, o sistema ERP pode ajudar na elaboração de um plano básico com investimentos mais leves, de modo a acompanhar esse crescimento com uma gestão inteligente desde o início.
O mesmo se aplica às médias empresas, que podem ver o software como uma forma de implantar uma inteligência de negócios mais efetiva, através de insights para a melhoria das experiências internas e externas, por exemplo.
Por fim, as grandes empresas podem utilizar o sistema como modo de implantar cada vez mais a inteligência artificial em seus processos, o que pode ser feito através de uma variedade de recursos.
O sistema ERP e a segurança de dados
À medida que uma empresa vai crescendo, o número de informações a se armazenar cresce junto, e o cuidado com o sigilo e a segurança desses dados é imprescindível para o sucesso de um negócio.
Por isso, grande parte dos softwares ERP funcionam na nuvem (on-cloud), em sistemas de armazenamento compostos por diversas camadas de proteção que evitam o vazamento e a perda de dados.
Esse cuidado vai desde o controle do acesso, até a criptografia e os sistemas de firewall, que atuam no bloqueio de pessoas não autorizadas de diferentes formas.
Vale ressaltar que também existe a opção de instalar o software no data center da empresa (on-premises), que permite maior flexibilidade de uso mas exige uma equipe interna especializada, além da instalação e manutenção do sistema em todos os computadores.
Módulos de sistema ERP
Um sistema ERP completo conta com diversos módulos integrados que representam, individualmente, os setores de uma empresa. São eles:
- Finanças;
- Faturamento;
- Compras;
- RH;
- Estoque;
- Fiscalização;
- Gestão de projetos;
- Produção.
Vale destacar que é possível personalizar o software de acordo com as configurações do seu negócio. A escolha dos módulos começa a partir de um plano básico, que pode ir sendo composto por outras funcionalidades.
Além disso, uma atualização constante é necessária até mesmo por questões de legislação, o que permite um acompanhamento das necessidades atuais que precisam ser sanadas e evita falhas no sistema.
Opções de contratação do ERP
Como dissemos anteriormente, o plano básico contempla os módulos essenciais para um bom funcionamento do sistema ERP, e tende a ser o primeiro adquirido.
Para garantir um foco maior em determinadas áreas, é possível procurar opções personalizadas, que podem vir desde a instalação ou ser implementadas mais tarde.
Algumas personalizações mais procuradas incluem:
RH
Com foco em Recursos Humanos, esse modelo pode incorporar sistemas mais básicos a mais avançados, que incluem diferentes recursos, tais como:
- Ponto eletrônico;
- Folha de pagamento;
- Cargos e salários;
- Medicina e segurança do trabalho;
- Recrutamento;
- Treinamento;
- Avaliação de desempenho.
Back Office
Já esse modelo tem um foco maior na administração da empresa, garantindo mais autonomia do próprio sistema à medida que os pacotes – do mais básico ao mais completo – são implantados. Os recursos incluem:
- Estoque;
- Faturamento;
- Compras;
- Finanças;
- Soluções contábeis;
- Fiscalização;
- Ativo fixo.
Plataformas de contribuição e produtividade
Nesse caso, o foco é no próprio software, que pode ser cada vez mais potencializado. Essa opção permite que os custos com personalização sejam reduzidos, através de recursos como:
- Modelagem de processos (BPM);
- Gestão de documentos (GED);
- Integração de sistemas (ESB);
- Criação de portais (WCM);
- Gestão de segurança (Identity).
Além dessas opções, existem também pacotes focados em Business Intelligence e verticais para setores específicos do mercado.
Como saber se a minha empresa precisa do ERP?
É importante lembrar que cada empresa tem suas dores e necessidades, assim como seus pontos fortes. Por isso, você deve conhecer bem seu negócio para avaliar a possibilidade de qualquer investimento.
Contudo, existem alguns fatores que indicam que um sistema ERP seria de grande utilidade na sua empresa, como:
- Sobrecarga da equipe com tarefas que podem ser automatizadas;
- Softwares desconectados entre si;
- Muitas relações com clientes, empresas ou fornecedores diversos;
- Gestão ineficiente de dados e mau cumprimento de normas;
- Pouco controle de estoque;
- Troca de informações ineficaz entre membros da equipe;
- Demora na identificação de problemas e falta de proatividade.
Quais as vantagens do sistema ERP?
Se, lendo o tópico anterior, você identificou algumas dores do seu negócio, talvez seja a hora de considerar o investimento nesse tipo de sistema.
Para isso, é importante saber também quais são as vantagens que ele carrega. Veja só:
Redução de custos
A integração dos setores permite, além de tudo, uma melhor gestão financeira da empresa, identificando os investimentos necessários para cada departamento e a elaboração de planos eficientes e claros.
Além disso, a otimização dos processos possibilita uma economia significativa com gastos em tarefas manuais e demoradas, por exemplo.
Automação
Trabalhos repetitivos podem ser padronizados e automatizados, reduzindo ou anulando o tempo de execução e permitindo um remanejamento estratégico das tarefas da equipe.
Gestão de estoque
O acompanhamento dos itens permite avaliar o desempenho de cada produto e entender as melhores formas de prosseguir com as aquisições.
Além disso, o estoque pode ser melhor administrado através de baixas automáticas para cada venda, evitando falhas e prejuízos.
Transparência e segurança
O monitoramento da situação dos setores fica mais fácil a partir da visualização da base centralizada de dados colaborativos, que funciona como um grande dashboard, visível para toda a equipe.
Além disso, um único software significa uma única fonte de armazenamento de informações, o que facilita a atualização da segurança.
Integração
A atualização manual de planilhas e tabelas torna-se inviável com o crescimento de um negócio. Dessa forma, a gestão é facilitada quando todos os dados de todos os departamentos estão unidos e setorizados em um só lugar.
Além disso, essa junção permite que o sistema corra de forma fluida, evitando falhas na transmissão de dados entre os membros.
Data Science e conhecimento do seu negócio
Agora que você entendeu um pouco mais sobre o Sistema ERP, fica fácil compreender como a ciência da informação é capaz de otimizar o funcionamento do seu negócio e auxiliar na tomada de decisões.
É muito comum que os clientes da EJFGV busquem soluções que, primeiro, exigem uma análise da situação empresarial, como foi com a Comunik e a Talent Academy.
Essa análise pode ser complicada sem um apoio administrativo devido, o que pode dificultar a modernização do seu negócio e a implantação de novos sistemas. Quer saber como também podemos ajudar o seu negócio? Confira nossas soluções em Data Science.
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