Planejamento orçamentário de projetos: o que é e como fazer?

Antes de iniciar um projeto é importante entender qual será o orçamento e quanto deste irá para cada atividade. Para isso, é importante dar atenção ao planejamento orçamentário de projeto.

Este planejamento vai determinar os valores e recursos disponíveis para que o projeto seja bem-sucedido. Neste artigo, falaremos sobre ele. Continue a leitura!

O que é orçamento de projetos?

O orçamento de projetos é um detalhamento das despesas que um projeto terá. É um documento que vai detalhar o custo de cada atividade e os recursos necessários para a realização destas.

Se o planejamento orçamentário de projeto não for minuciosamente desenvolvido, o projeto pode ser bastante prejudicado. Por exemplo, suponha que em uma obra, os responsáveis esqueçam de inserir o valor de 10 sacos de cimento. Possivelmente, isso prejudicaria tanto a construção do imóvel, já que este terá que ser pausado, quanto o orçamento, já que o gasto não havia sido previsto.

Assim é também no mundo corporativo. Os projetos, nesse ramo, necessitam contar com um planejamento preciso para não haver surpresas.

Como fazer um planejamento orçamentário de projeto?

O planejamento orçamentários de projeto é, então, o momento de preparação do orçamento de projetos, ou seja, a organização dos custos e recursos necessários por atividade. Veja a seguir, então, as 9 etapas do planejamento do orçamento de projetos:

1 – Definição dos objetivos

Nada sai do lugar sem a definição de um objetivo. Então, antes de sequer iniciar um projeto, é importante entender qual objetivo a empresa deseja alcançar. Até porque, errar qual o projeto ideal para determinada atividade pode trazer muitos prejuízos.

Por exemplo, suponhamos que você possui um blog e deseja que seu público o visite com mais frequência, além disso, seu posicionamento nas redes não é dos melhores. Ou seja, não faz sentido tentar aumentar as visitas no blog usando a rede social como meio de divulgação do seu blog, concorda? O projeto ideal, nesse caso, seria melhorar sua estratégia de SEO, seja contratando alguém mais especialista, seja buscando uma formação para a pessoa que cuida dessa parte no seu trabalho.

Mas, é importante lembrar que, para todos os casos, é importante entender se o objetivo é um objetivo SMART, isto é, específico, mensurável, alcançável, realista e com prazos determinados. Ainda no exemplo do site, vamos supor que hoje, seu número de visitas seja de 300 mil visitantes no mês, o aumento seria de quanto? Veja, colocar como meta coisas como “aumentar seguidores” não te dá um norte de onde você precisa, de fato, chegar. Assim, nesse caso seria melhor colocar, por exemplo, uma meta de aumentar em 15% o número de visitantes, ou seja, chegar a 345 mil visitantes/mensais.

2 – Definição de escopo do projeto

Objetivo definido, é importante definir as etapas do projeto. No exemplo acima, falamos de um projeto que auxiliaria com o aumento de visitas em um site, assim, vamos supor aqui algumas etapas:

• Contratar um especialista SEO para análise dos números;
• Fazer planos de ação para resolver os problemas do site;
• Fazer uma priorização das atividades, como, lista de revitalizações, lista de links quebrados, conteúdos órfãos, etc.
• Organizar um calendário de conteúdo;
• Definir constância das postagens;
• Definir o que precisa para a postagem
• Criar rotina de análises.

Esse é um exemplo de escopo que já estabelece quais atividades serão realizadas e já te permite ter uma noção de quanto irá ser gasto. É no escopo que você vai conseguir entender quais recursos você já tem e quais você terá que adquirir. Assim, definir as etapas é essencial no planejamento orçamentário de projeto.

Além disso, é no escopo que você poderá definir o tempo de execução e até mesmo prever o retorno sobre o investimento (ROI).

3 – Segmente as entregas e sub dependências

Além do escopo, é importante fazer a segmentação e definição das entregas. Ou seja, é neste momento que você trará mais detalhes para o escopo e irá entender se faltou algum ponto importante a considerar no planejamento orçamentário de projeto.

Por exemplo, no exemplo do aumento de visitas ao blog, vamos supor que uma pessoa especialista em SEO técnico havia passado despercebido. É no detalhamento que você ainda poderá identificar e incluir a necessidade deste recurso.

4 – Identifique os custos diretos no planejamento orçamentário de projeto

No projeto do exemplo, pode-se observar, que este precisaria dos seguintes recursos: ao menos um especialista em SEO, ao menos um redator com experiência em redação para SEO e ao menos um profissional de TI, engenharia da computação ou similares para a parte de SEO técnico. Uma ferramenta para organização da produção de conteúdo e pelo menos uma ferramenta para análise do desempenho. E licenças para a parte técnica do site.

Recursos identificados, passa-se para a etapa da busca e estimativa de valores. Para definir a quantidade de capital necessários para a contratação de profissionais e ferramentas.

Suponha que nesse caso, um redator já exista, mas ele não tem o conhecimento necessário para trabalhar com SEO. Assim, a opção da empresa será pagar alguns cursos de capacitação para ela este profissional. Logo, estes cursos devem estar considerados no planejamento orçamentário de projeto.

5 – Identifique os custos indiretos do projeto

Além dos custos diretos no planejamento orçamentário de projeto precisa existir também a identificação dos custos indiretos. Por exemplo, será necessário a compra de equipamentos para os colaboradores do projeto? Eles irão trabalhar home office? Se sim, será enviado um valor para custeio de despesas como luz e internet? Se for presencial, foi inserido no planejamento os custos do local, como aluguel, água, luz, telecomunicações? Enfim, todas essas despesas devem estar incluídas também.

6 – Crie um cronograma de desembolso

O cronograma de desembolso é a parte das despesas relativas ao projeto. Por exemplo, a licença de um software pode ser paga de forma anual e de forma mensal, como esse custo irá entrar no seu planejamento orçamentário?

Além disso, salários e pagamentos de recursos indiretos, como aluguel, precisam ser divididos mensalmente, como são feitas as contas no Brasil.

Dessa maneira, é possível identificar as baixas, ou seja, meses em que o gasto pode ser maior e vice-versa. Vamos supor que o consultor foi contratado para apenas 3 meses, este custo só será distribuído por esse período, ao invés dos 12 meses, concorda?

7 – Liste as reservas no planejamento orçamentário de projetos

Para evitar o inesperado, é importante também considerar como custo mensal algumas reservas financeiras. Estas, precisam estar bem organizadas no planejamento orçamentário de projetos, assim, caso um imprevisto aconteça, o projeto não ficará totalmente desamparado.

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8 – Monte o planejamento orçamentário de projeto

Por fim, com estas definições, é chegado o momento de oficializar o orçamento do projeto para aprovação em um documento. Lembre-se de que neste, você deverá colocar cada um dos custos, as reservas e claro, a previsão de ganhos – para que o projeto seja mais rapidamente aceito.

Orçamento pronto, o projeto pode iniciar seguindo as etapas definidas, tanto no planejamento orçamentário de projeto, quanto em outros documentos importantes que vão indicar o crescimento da empresa.

9 – Defina o monitoramento (e monitore!)

Após o início do projeto, é importante fazer um monitoramento cuidado da operação deste. Isso porque, alguns desvios ou atividades mal executadas podem prejudicar o projeto na totalidade. Desse modo, é importante acompanhar os dados e o faturamento do negócio!

Conclusão

Antes de iniciar qualquer projeto é importante manter um planejamento minucioso para que as atividades não saiam muito distintas do esperado. Lembre-se que imprevistos acontecem, mas não devem ser comuns.

Em resumo, o planejamento orçamentário de projetos é essencial para evitar surpresas desagradáveis e garantir o sucesso a longo prazo das iniciativas corporativas.

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