É um tema comum em empresas a priorização de atividades e projetos para melhor organização e aumento da produtividade. Por aqui, já falamos sobre algumas metodologias usadas com este propósito, como o Kanban, a matriz de GUT, o ciclo PDCA, entre outros. Mas, uma ferramenta que ainda não escrevemos sobre é a matriz basico, uma metodologia específica para priorização de projetos.
Por isso, neste artigo, vamos falar sobre ela e suas especificidades. Vamos lá?
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O que é a matriz basico?
Em primeiro lugar, é importante entender o que é a matriz basico. Como já pincelamos acima, então, a matriz basico trata-se de uma ferramenta de produtividade e organização que tem como foco a priorização de projetos.
Assim, a matriz basico se baseia em 6 critérios que formam a palavra basico para auxiliar na priorização de projetos e tomadas de decisão conforme o impacto de ações.
Quais são os 6 critérios da matriz basico?
Como falamos, então, a matriz basico possui 6 critérios. São eles:
B- benefícios para a empresa: Como o próprio nome já diz, trata-se o retorno que determinado projeto irá trazer, isto é, qual o benefício dele para a empresa. Então, podemos classificar esse critério conforme o seu impacto.
A – abrangência de resultados do projeto: diz respeito aos beneficiados do projeto. Ou seja, qual o alcance desse projeto. Se ele tiver maior alcance, é colocado em um grau maior de prioridade, concorda?
S – satisfação dos colaboradores: é a métrica que mostra a eficácia do projeto, tanto em relação ao impacto que este teve na vida dos beneficiados, mas principalmente, na satisfação durante a execução que os colaboradores tem. Projetos com maior grau de satisfação tendem a colaborar para um ambiente de trabalho mais agradável, aumentando a produtividade e a atração e retenção de talentos.
I – investimentos necessários: são os recursos necessários para a melhoria ou implementação de um projeto. Esse dado é muito importante também como métrica de retorno sobre o investimento (ROI).
C – cliente externo: este é o mais importante tópico do projeto, uma vez que se trata do grau de satisfação dos clientes no projeto. Assim, é possível priorizar o projeto que terá maior impacto positivo no consumidor.
O – operacionalização: considera a facilidade ou dificuldade de operacionalização do projeto. Envolve os impedimentos culturais, sociais ou legais, além da viabilização das tecnologias necessárias, facilidades de uso e resistências a implementação de novos projetos ou de mudanças na operação.
Como funciona e como fazer a matriz basico?
Bastante similar à matriz de GUT, para cada uma das letras na matriz básico se atribui uma escala de pontuação onde serão agrupados o projeto.
Vamos supor que uma empresa X deseje criar uma escala de 1 – 5 para cada letra da matriz da seguinte maneira:
Benefícios para organização:
- 1: Traz pouco impacto para a organização, apesar de contribuir com ela
- 2: Oferece algum benefício operacional
- 3: Tem impacto razoável
- 4: Oferece benefícios interessantes que podem gerar inovação e lucro para a empresa
- 5: Fundamental para o negócio, tem relação com a sobrevivência da empresa
Abrangência de resultados:
- 1: Abrangência de no máximo 5% na organização
- 2: Resultados de pouca abrangência, entre 5% e 20%
- 3: Razoavelmente abrangente, entre 20% e 40%
- 4: Alto impacto, entre 40% e 70% da organização
- 5: Máxima abrangência, entre 70% e 100% da empresa
Satisfação dos colaboradores:
- 1: Grau pequeno de satisfação
- 2: Satisfação média, que não pode ser observada por todos os colaboradores
- 3: Satisfação média, que pode ser observada por todos os colaboradores
- 4: Satisfação relevante
- 5: Acentuado grau de satisfação
Investimentos necessários
- 1: Gastos muito acima dos previstos, com baixo retorno
- 2: Gastos que precisam de aprovação da diretoria, devido à necessidade de remanejamento de verba
- 3: Gastos além do orçamento da área, mas dentro do orçamento da organização
- 4: Custos conforme o orçamento da área e uso de recursos próprios
- 5: Custos mínimos e com a empresa possuindo a maioria dos recursos, podendo solicitá-los externamente de maneira simples.
Cliente externo
- 1: Não há reflexos quanto a imagem da empresa
- 2: Pouco impacto nos processos finais com os consumidores
- 3: Tem bons reflexos nos processos de apoio
- 4: Reflexos grandes e diretos nos processos de apoio
- 5: Impacto considerável na imagem externa da empresa
Operacionalização
- 1: Operacionalização apresenta mais dificuldades
- 2: Apresenta pouca facilidade no desenvolvimento das operações e depende de mudanças culturais na empresa.
- 3: Facilidade média no desenvolvimento das operações, com dependência de maturidade tecnológica.
- 4: Fácil desenvolvimento das operações, com possibilidades de auxílio externo em caso de necessidades
- 5: Fácil desenvolvimento das operações
Com essa escala pronta, a empresa deverá classificar os projetos conforme a matriz e somar a pontuação de cada um dos critérios, em cada uma das iniciativas, como na imagem abaixo:
Feito isso, a empresa deve fazer um ranking do mais importante ao menos importante, conforme achar mais fácil. Então, nesse exemplo, o projeto 1 é o mais importante e deve ser priorizado, seguido do projeto 3, depois o 2 e por fim, o projeto 4.
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Quais os benefícios da matriz basico?
A matriz basico é uma excelente ferramenta para a priorização de projetos. Isso implica em inúmeras vantagens, como maior retorno de investimentos da empresa, melhores tomadas de decisão, mais produtividade e maior lucratividade.
Além disso, a empresa passa atuar para melhorias contínuas, maior satisfação dos clientes e menor sobrecarga para os colaboradores. Consequentemente, também, a atração e retenção de talentos é maior, resultando em um crescimento exponencial do negócio.
Em resumo, então, assim como a matriz GUT auxilia na rápida solução de problemas, o Kanban em priorização e organização de atividades e outras metodologias que visam melhorar a operação das empresas, a matriz basico ajuda na seleção e priorização de projetos. Dessa forma, todas essas metodologias podem ser usadas conjuntamente, conforme fizer sentido para sua empresa.
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Perguntas frequentes:
As matrizes de priorização servem para definir qual atividade é mais importante e deve ser realizada primeiro em um negócio. A matriz gut, por exemplo, ajuda a definir qual solução deve ser aplicada primeiro em um cenário com diversos problemas. Já a matriz BASICO define a execução de projetos em um negócio, conforme o impacto deles.
Para definir a prioridade de um projeto, você pode usar a matriz BASICO, que determina critérios de um projeto e uma pontuação para eles. O projeto que obtiver maior pontuação é o de maior prioridade. Como na imagem:
Alguns exemplos de matriz de priorização são: matriz basico, matriz GUT, matriz RICE e matriz de einsenhower.
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