Saiba como implementar a gestão de conhecimento 4 passos

Certamente, a produtividade e o sucesso de uma empresa são duas coisas que todo gestor deseja para sua organização.

Mas, para isso, é importante que ele saiba administrar as informações necessárias para alcançar esses resultados.

É para isso que serve a gestão de conhecimento: organizar e utilizar todo o conhecimento de uma empresa para transformá-lo em estratégias de sucesso.

Neste texto, nós te mostramos tudo o que você precisa saber sobre o assunto!

O que é a gestão de conhecimento?

Bom, para começar podemos dizer que gestão de conhecimento é a forma pela qual o aprendizado adquirido em uma empresa é organizado e compartilhado entre os membros da organização. A empresa difunde o conhecimento para os colaboradores e estimula a troca e o armazenamento de informações.

Esse conceito pode ser aplicado em diversos segmentos empresariais, uma vez que é importante para promover a divulgação de processos adequados. Desse modo, quando o conhecimento é algo benéfico e positivo, pode ser implementado em processos, atividades ou diretrizes.

Essa ferramenta é colaborativa e reúne todas as instruções e dados gerados no processo em um único local, para depois serem divulgados internamente.

Quando o assunto são novos colaboradores, ela pode ajudar no norteamento do entendimento de como a empresa funciona, ou seja, qualquer funcionário pode acessá-la.

O primeiro passo é realizar a identificação dos conhecimentos que a empresa tem de forma geral (funcionários e gestores) e como eles auxiliam o funcionamento da organização.

Posteriormente, esses saberes levantados serão transformados e ganharão a forma de processos, evitando que o negócio crie uma dependência da competência de um número reduzido de colaboradores.

Além disso, o processo de gestão de conhecimento também envolve saber quais competências são mais interessantes e que demandam um maior desenvolvimento para um funcionamento mais coerente da empresa como um todo.

Qual a finalidade desse processo?

Apenas entender o conceito de gestão de conhecimento não basta, pois também é preciso entender as suas funções e objetivos.

Para começar, a principal função é estabelecer a conexão entre todas as fontes que geram conhecimento dentro da empresa e enxergar onde elas precisam ser aplicadas, para que posteriormente isso possa ser colocado em prática.

Além disso, todo esse procedimento possui como um dos seus objetivos facilitar a transferência de conhecimento entre os geradores dessas informações e aqueles que necessitam delas na execução de planos, ações e estratégias da empresa.

Essa transferência pode ser facilitada por três caminhos:

Armazenar todo o conhecimento em questão em espaços destinados a esse fim, como pastas, manuais, repositórios, etc;

Por meio da educação corporativa, que vai além de uma simples capacitação dos funcionários;

Por meio de políticas internas da própria corporação.

E qual a sua importância?

A importância desse tipo de planejamento pode ser demonstrada por meio de sua falha ou inexistência de sistemas apropriados.

Por exemplo, se sistemas eficientes de troca de conhecimento e informações entre os departamentos de inteligência e investigações (CIA e FBI, respectivamente) existissem, o atentado terrorista da al-Qaeda poderia ter sido evitado de certa forma.

Como foi levantado por algumas pesquisas e inquéritos, dados sobre o ataque estavam em circulação desde 1994, o que foi ignorado por muitas das agências responsáveis.

E não para aí. Todo o conhecimento é importante na tomada de decisões importantes no espaço interno da empresa, ainda mais quando for necessário saber separar quais informações são relevantes para a estratégia do seu negócio e quais não.

Tenha em mente que a sua empresa possui uma bagagem de conhecimento agregado muito grande. Ao tentar entender o que é a gestão do conhecimento e como ela funciona, pense nas análises de mercado que já fez, as novas experimentações que tentou, todas as falhas e todos os acertos.

Essa estratégia, então, vem para permitir que você organize, agregue e distribua todo esse conhecimento para o restante da empresa.

Por fim, ela também é importante pois está diretamente ligada às transformações que ocorrem dentro da organização. Com o rápido avanço tecnológico, muitos processos e conhecimentos podem se tornar ultrapassados. Por isso, é importante prezar pela inovação do gerenciamento do fluxo de trabalho.

Quais são os elementos que compõem a gestão de conhecimento?

Basicamente, a gestão de conhecimento é formada por três pilares e a compreensão deles é de extrema importância. Eles são listados abaixo:

Dados: Em um contexto empresarial, o dado pode ser entendido como um registro das atividades, operações e estruturas. Em outras palavras, são as informações que exigem um maior trabalho. Por exemplo, esse conceito pode ser encontrado em pauta no fim de uma reunião.

Informação: Comumente dados são tratados como informações, mas no ambiente corporativo são coisas diferentes. A informação é, basicamente, o lugar em que se chega após uma análise de todos os dados encontrados e que podem gerar conhecimento.

Conhecimento: Para alcançar o conhecimento, é preciso que todas as informações sejam reunidas, para gerar conteúdo relevante. Então, podemos interpretar que o conhecimento é algo que se encontra em constante alteração e que demanda uma gestão para controlá-lo.

Como aplicar esse mecanismo em 4 passos

De forma sucinta, você pode aplicar essa estratégia seguindo os passos abaixo:

Analise a situação atual da empresa: para estabelecer essa métrica, realize diagnósticos envolvendo as pessoas, os processos, o conteúdo, a cultura organizacional e a tecnologia;

Trace e planeja ações: após a primeira etapa, você deve designar sua visão, os objetivos e as respectivas estratégias;

Teste os seus levantamentos: essa é uma fase exploratória e permite que você reformule o que for preciso e mantenha o que foi bem sucedido.

Implante na empresa: nesta etapa você deve criar um plano de comunicação, um plano de recompensas, um sistema de monitoramento e compartilhar os resultados parciais.