Uma pesquisa global mostrou que 79% dos profissionais de compras tiveram que alterar suas abordagens nos anos recentes, frente a novas dinâmicas de mercado e exigências regulatórias. Nesse cenário, criar uma política clara de gestão de fornecedores pode ser um caminho para prever obstáculos futuros, aumentar a eficiência operacional do setor de compras e economizar recursos.
O gerenciamento de fornecedores é uma estratégia que permite definir procedimentos claros para adquirir produtos ou serviços que alimentarão as operações de uma empresa. Por isso, podemos dizer que é uma disciplina transversal, com potencial para impactar todas as áreas do negócio.
Neste artigo, além de entender de uma vez por todas qual o conceito de gestão de fornecedores, você ficará por dentro dos desafios mais comuns nessa área e verá um passo a passo para começar a estruturar uma política para gerenciar fornecedores na sua empresa.
O que é gestão de fornecedores?
A gestão de fornecedores é um conjunto de ações estratégicas que visa identificar, comparar, selecionar, negociar, avaliar e desenvolver empresas parceiras que fornecem produtos ou serviços para uma organização.
Todas os negócios precisam de fornecedores, seja para:
- desenvolver sua atividade-fim: é o caso dos fornecedores de matéria-prima, energia elétrica, e assim por diante;
- manter as atividades-meio: neste grupo estão incluídos os fornecedores que não estão diretamente relacionadas à atividade-fim da empresa. É o caso dos fornecedores de limpeza e serviços gerais;
Assim, a gestão de fornecedores é a área que procura não apenas melhorar a relação da empresa com essas partes tão estratégicas, mas também aprimorar a qualidade e velocidade da entrega, reduzindo custos e riscos.
Quais os desafios da gestão de fornecedores?
Gerenciar fornecedores não é tarefa fácil, e dentro desse escopo de atividades, alguns problemas aparecem de forma recorrente. Por isso, abaixo, separamos exemplos de desafios comuns nessa área. Veja.
1. Ineficiência na comunicação entre as partes envolvidas
Um dos maiores desafios da gestão de fornecedores é superar as ineficiências na comunicação entre a empresa que solicita o fornecimento e a empresa que faz o atendimento dessa necessidade.
Nesse cenário, ruídos e imprecisões podem levar a queda na qualidade da entrega, necessidade de devolução ou substituição dos itens fornecidos, atrasos, quebras de contrato, e assim por diante. As consequências, portanto, são bastante sérias.
2. Dificuldade em garantir a qualidade nas entregas
Os fornecedores, principalmente quando estão ligados à atividade-fim da empresa, tem papel direto na manutenção dos padrões de qualidade de uma empresa.
Se a matéria-prima ou os itens de apoio à produção que forem fornecidos não atingirem a qualidade adequada, todo o processo produtivo ficará comprometido, e a satisfação do consumidor final pode entrar em queda. E essa é apenas uma das formas pelas quais a má gestão de fornecedores pode afetar a lucratividade de uma organização.
3. Descumprimento dos requisitos e prazos do contrato
Sempre que uma empresa busca um fornecedor, é porque existe a necessidade de que um determinado tipo de produto ou serviço seja entregue, em certo limite temporal. Por isso, os contratos de fornecimento costumam trazer especificações técnicas sobre o que precisa ser fornecido, bem como, sobre os prazos de entrega.
Alguns fornecedores, no entanto, ao atenderem um grande número de clientes, podem faltar com esses requisitos ou descumprir os prazos. Na prática, essa quebra contratual gera problemas no ciclo produtivo, pode afetar o seguimento das atividades e, claro, tem potencial para gerar prejuízos financeiros.
4. Eliminação de desperdícios e aumento da sustentabilidade
É natural que as empresas queiram ser cada vez mais sustentáveis, alinhadas às preocupações ambientais do nosso tempo, e orientadas por políticas ESG que colocam a preservação de recursos naturais como um pilar da estratégia de futuro dos negócios.
Nesse contexto, encontrar fornecedores alinhados com os objetivos ambientais da empresa é um desafio. Mais do que adquirir produtos ou serviços sustentáveis, quem procura por fornecedores também precisa verificar as políticas mais amplas da empresa contratada, garantindo que esse parceiro estratégico tem um programa de ESG consolidado e que trabalha para reduzir a pegada ambiental em toda a cadeia de produção.
Nem todos os fornecedores atendem a esses requisitos, e muitas vezes há aumento nos custos de produção ao colocar a sustentabilidade em pauta, por isso, é preciso pesquisar, avaliar e negociar com cuidado.
Por que criar uma política de gestão de fornecedores?
Uma política de gestão da cadeia de fornecedores pode trazer uma série de vantagens para as empresas. Vejamos alguns desses benefícios.
Melhoria da qualidade das entregas
Uma gestão de fornecedores bem estruturada ajuda a melhorar a qualidade do fornecimento – e até mesmo o produto final da empresa – porque permite controlar, monitorar e aprimorar a performance das entregas.
Inclusive, alguns estudiosos acreditam que sem uma política de gestão de fornecedores não é possível obter selos de qualidade, como as certificações ISO, por exemplo.
Redução de custos
Um dos benefícios de gerenciar fornecedores é reduzir os custos gastos com matéria-prima e outros itens entregues por terceiros.
A redução se dá porque a organização que faz a gestão passa a ter mais controle sobre os preços praticados, pode prever necessidades com antecedência, pesquisar diferentes fornecedores, negociar e reduzir o custo com fornecedores em geral.
Melhoria no controle de indicadores
Ao criar uma política de gestão de fornecedores, a empresa consegue estruturar indicadores como:
- Preço médio e comparado;
- Nível de satisfação com as entregas;
- SLA das entregas;
- Tempo de resposta do fornecedor;
- Índice de cumprimento do contrato;
- Saving financeiro ou economia gerada.
Como fazer a gestão de fornecedores? Passo a passo
A estruturação de uma política de fornecedores vai variar conforme o tamanho e as necessidades da empresa. Em todos os cenários, no entanto, alguns passos básicos precisam ser seguidos. Confira!
1. Selecione as áreas de fornecimento estratégicas para sua empresa
Uma única empresa pode ter centenas, e até milhares de fornecedores. Por isso, embora seja possível traçar diretrizes gerais, é importante estabelecer áreas dentro da organização que serão acompanhadas mais de perto.
Priorize as áreas estratégicas para a rentabilidade do negócio ou, ainda, aquelas em que você identifica que há mais conflitos de fornecimento.
2. Crie um procedimento padrão de pesquisa e homologação de fornecedores
Pesquisar fornecedores é um procedimento básico e é recomendado em qualquer programa de gestão de fornecedores. Contudo, não se trata apenas de fazer dois ou três orçamentos antes de fechar a compra.
É preciso criar um procedimento padrão de pesquisa de empresas para fornecimento, estabelecendo requisitos mínimos e formalizando o processo de pesquisa de preços.
Em um segundo momento, é válido pensar em um procedimento de homologação, que consiste em qualificar os fornecedores frente a requisitos mínimos e pré-cadastrá-los, facilitando o processo de contratação futura.
3. Padronize os contratos de fornecimento
Manter minutas-padrão para os contratos de fornecimento mais comuns na empresa é uma maneira de reduzir erros e imprecisões nesse tipo de transação.
O documento padrão vai conter todas as cláusulas essenciais, e prevenirá a organização de assinar documentos que não cumprem os requisitos mínimos. Além disso, pode acelerar o processo de contratação, diminuindo o tempo entre a apresentação da minuta e a efetiva assinatura do contrato.
4. Mantenha indicadores
Não é possível aprimorar o que você não consegue medir, por isso, também na gestão de fornecedores, é necessário definir indicadores-chave, ou KPIs, que serão acompanhados para avaliar e filtrar fornecedores.
Esses indicadores podem ser divididos em duas frentes: de um lado, crie métricas para medir a qualidade e assertividade da entrega dos seus fornecedores. Isto inclui, por exemplo, índices de devolução de itens ou de atraso nas entregas.
Por outro lado, considere manter também indicadores que permitam medir o impacto da área de compras e fornecimento dentro da organização. Por exemplo, métricas associadas ao SLA de pesquisa e homologação de fornecedores, a taxa de economia gerada pelo setor, e assim por diante. São esses indicadores que manterão os colaboradores da área engajados e motivados a seguir evoluindo.
5. Faça revisões e auditorias
Para manter o máximo de controle sobre o gerenciamento de fornecedores e garantir transparência e conformidade regulatória, é preciso criar um processo periódico de revisão da sua política de gestão de fornecedores.
Essas revisões podem ter diferentes níveis de profundidade, passando, por exemplo, pela auditoria dos contratos de fornecimento, ou pela realização de testes de qualidade para certificar o que é recebido.
A frequência que as revisões e auditorias ocorrem também deve ser pré-definida: você pode fazer revisões semestrais, anuais, e assim por diante. O importante é garantir que haverá recorrência nesse controle.
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Perguntas frequentes
O que é gestão de fornecedores?
Gestão de fornecedores é um conjunto de ações estratégicas para identificar, comparar, selecionar, negociar, avaliar e desenvolver empresas fornecedoras de produtos ou serviços, que se relacionam com uma organização.
Qual a importância da gestão de fornecedores?
Gerenciar fornecedores de modo estruturado é importante para reduzir os custos associados ao fornecimento, mas também para ter controle sobre as entregas, garantir padrões de qualidade e manter a eficiência operacional de todas as áreas da empresa que dependem de fornecedores.
Resumo e ajuda para começar
A essa altura, está claro para você que as áreas de compras e facilities precisam de uma política e procedimentos-padrão para cuidar da relação com os fornecedores. O gerenciamento de fornecedores permeia todas as atividades da empresa, e não pode ser negligenciado.
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